홈택스 카드 조회와 달리 개인이 직접 카드사에 엑셀 파일을 요청하는 것은 중순이라는 시기와 상관없이 가능한가요?

개인이 직접 카드사에 연락하여 엑셀 파일을 요청하는 것은 홈택스의 '사업용 신용카드' 자료 제공 시기와 관계없이 연중 언제든지 가능합니다.

홈택스에서 제공하는 사업용 신용카드 이용내역은 각 카드사로부터 자료를 수집하여 매월 중순경에 업데이트되는 시스템이므로 특정 시기를 기다려야 하지만, 카드사 고객센터를 통해 직접 요청하는 엑셀 자료는 카드사의 내부 데이터 처리 상황에 따라 즉시 또는 일정 기간 내에 발급받을 수 있습니다.

다만, 다음 사항을 유의하시기 바랍니다.

• 증빙 효력의 차이: 카드사에서 제공하는 엑셀 자료는 단순 참고용인 경우가 많습니다. 법인세법 및 소득세법상 정식 증빙으로 인정받기 위해서는 반드시 카드사가 발급한 '월별 이용대금명세서'를 보관해야 합니다. 단순히 엑셀 파일만 보관하는 경우 세무상 적격 증빙으로 인정되지 않을 수 있습니다.
• 필수 기재사항 확인: 부가가치세 매입세액 공제 등을 위해서는 사용일자, 상호, 사업자등록번호, 사용금액이 명확히 기재된 자료여야 합니다. 카드사 홈페이지에서 '부가세 신고용' 또는 '개인사업자용'으로 명시된 엑셀 파일을 다운로드하는 것이 가장 정확합니다.
• ERP 보관 시 요건: 전사적자원관리시스템(ERP)에 카드 거래정보를 저장하여 증빙을 대체하려는 경우, 국세기본법 시행령 제65조의7에서 정하는 전자기록 보존 요건을 충족해야만 법적 효력이 인정됩니다.