개인사업자가 사업용 신용카드를 사용하면 출장비 증빙 서류를 따로 보관하지 않아도 되나요?

사업용 신용카드를 사용하여 지출한 경우, 해당 신용카드 매출전표를 별도로 보관하지 않아도 지출증명서류를 보관한 것으로 인정받을 수 있습니다.

법인세법 및 소득세법에 따라 사업자가 신용카드업자로부터 전송받아 전사적자원관리(ERP) 시스템에 보관하고 있는 거래정보나, 신용카드업자로부터 교부받은 월별 이용대금명세서를 보관하고 있는 경우에는 신용카드 매출전표를 수취하여 보관하고 있는 것으로 봅니다. 따라서 별도의 매출전표 원본을 종이 형태로 보관할 의무는 면제됩니다.

다만, 다음의 경우에는 주의가 필요합니다.

• 임직원 명의 카드 사용 시: 업무와 관련하여 임직원 명의의 신용카드를 사용한 경우, 해당 거래정보를 신용카드업자로부터 전송받지 않는다면 지출증명서류를 별도로 수취하여 보관해야 합니다.
• 증빙의 보관: 신용카드 매출전표를 별도로 보관하지 않아도 되는 것은 관련 거래정보가 시스템상에 적법하게 관리되고 있을 때에 한합니다. 만약 시스템상 거래정보가 수집되지 않는다면 원본 매출전표를 보관해야 합니다.
• 사업 관련성 입증: 신용카드 사용 내역이 곧바로 경비로 자동 인정되는 것은 아닙니다. 세무 조사 시 사업과의 관련성을 입증할 수 있도록 출장 목적, 기간, 업무 내용 등이 포함된 출장 보고서 등을 함께 비치하는 것이 좋습니다.

결론적으로, 신용카드 거래정보가 전산상으로 적법하게 관리되고 있다면 별도의 매출전표 보관 의무는 없으나, 업무 관련성을 입증할 수 있는 내부 증빙은 철저히 관리하시기 바랍니다.