아파트 관리사무소에서 사무실 공용인터넷 가입 시 받은 4만원 상품권을 회계처리할 때 계약서에 상품권 지급 내용이 명시되어 있어야 하나요?

아파트 관리사무소에서 공용인터넷 가입 시 수령한 4만원 상품권은 재화나 용역의 공급 대가가 아니므로, 반드시 계약서에 상품권 지급 내용이 명시되어야 하는 것은 아니지만 거래의 투명성을 위해 증빙을 갖추어 두는 것이 좋습니다.

상품권은 부가가치세법상 재화의 공급으로 보지 않으며, 법인세법상으로도 정규영수증(세금계산서, 현금영수증 등) 수취 대상이 아닙니다. 따라서 상품권 수령 자체가 세무상 적격증빙을 요구하는 거래는 아닙니다.

다만, 관리사무소는 입주민의 관리비를 집행하는 주체로서 회계의 투명성이 매우 중요합니다. 따라서 다음과 같은 관리 방안을 권장합니다.

• 증빙 보관: 계약서에 명시되어 있지 않더라도, 상품권을 수령한 사실을 입증할 수 있는 내부 지출결의서, 상품권 수령대장, 또는 거래명세서 등을 작성하여 보관하십시오.
• 회계 처리: 수령한 상품권은 관리비용을 차감하거나 관리외수익으로 처리하여 관리비 회계에 반영해야 합니다. 상품권이 현금과 유사한 성격이므로, 이를 사적으로 사용하지 않고 관리비 절감 등 공동주택의 이익을 위해 사용했음을 증명할 수 있는 기록을 남겨야 합니다.
• 주의사항: 상품권은 현금영수증 발급 대상이 아니며, 법인세법상 정규영수증 수취 의무 면제 거래에 해당합니다. 하지만 관리사무소의 회계처리는 공동주택관리법 및 관련 회계처리기준을 따르므로, 입주자대표회의의 승인이나 내부 규정에 따라 상품권의 수령 및 사용 내역을 투명하게 관리하는 것이 향후 감사 등에서 문제가 발생하지 않는 방법입니다.