음식점 샵인샵을 프리랜서로 운영할 때 장부 기장은 어떻게 하며, 영수증을 모아 가계부처럼 작성해도 경비로 인정받을 수 있나요?

장부 기장은 단순히 영수증을 모아 가계부를 쓰는 것과는 다르며, 사업의 재산 상태와 손익 거래 내용을 객관적으로 파악할 수 있도록 세법에서 정한 요건을 갖추어 기록해야 합니다.

장부 기장의 요건

단순히 개인적인 가계부를 작성하는 것으로는 세법상 적법한 장부로 인정받기 어렵습니다. 세법에서 인정하는 장부는 다음 요건을 충족해야 합니다.

1. 객관적 증빙: 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증 등 신뢰할 수 있는 객관적인 증빙 자료에 근거하여 기록해야 합니다.
2. 거래의 기록: 사업의 재산 상태와 손익 거래 내용의 변동을 빠짐없이 기록해야 합니다. 매매 거래를 거래별로 기록하는 것이 원칙이나, 증빙을 잘 철해두고 일계·주계·월계로 기록하는 것도 가능합니다.
3. 계산 가능성: 장부의 기재 사항을 통해 총수입금액, 소득금액, 과세표준을 계산할 수 있어야 하며, 세무 조사 시 정당 여부를 비교적 용이하게 확인할 수 있어야 합니다.

기장 방식의 구분

• 간편장부: 회계 지식이 부족한 소규모 사업자를 위해 국세청에서 고시한 장부입니다. 가계부처럼 수입과 비용, 자산의 증감을 날짜순으로 기록하면 되며, 신규 사업자나 직전 과세기간 수입금액이 일정 규모 미만인 사업자가 사용할 수 있습니다.
• 복식부기: 자산, 부채, 자본의 증감과 손익을 대차평균의 원리(차변과 대변)에 따라 이중으로 기록하는 정규 회계 방식입니다. 일정 규모 이상의 사업자나 전문직 사업자는 반드시 복식부기로 기장해야 합니다.

주의사항

• 증빙 보관: 장부를 기장하더라도 그 근거가 되는 증명서류를 갖추지 않으면 비용으로 인정받지 못할 수 있습니다. 증명서류는 소득세 확정신고 기간 종료일로부터 5년간 보관해야 합니다.
• 허위 기장 금지: 실제 지출과 맞지 않게 금액을 부풀리거나 허위 증명서류를 만들어 기장하는 경우, 비용 인정이 거부될 뿐만 아니라 불성실 가산세가 부과될 수 있습니다.

따라서 단순히 영수증을 모아두는 것에 그치지 말고, 국세청에서 제공하는 간편장부 서식을 활용하거나 시중의 회계 프로그램을 사용하여 사업 관련 거래를 체계적으로 기록하시기 바랍니다.