예전 재직했던 인원들의 인사정보와 이력서는 언제까지 보관해야 하나요?

근로기준법에 따라 사용자는 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 근로관계가 종료된 날부터 3년간 보존해야 하며, 여기에는 이력서도 포함됩니다.

보존 대상 및 기산일

근로기준법 시행령 제22조에 따라 보존해야 하는 주요 서류와 보존기간의 시작점은 다음과 같습니다.

• 근로자 명부: 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날부터 3년
• 근로계약서: 근로관계가 끝난 날부터 3년
• 고용·해고·퇴직에 관한 서류: 근로자가 해고되거나 퇴직한 날부터 3년
• 임금대장: 마지막으로 기재한 날부터 3년

주의사항

1. 이력서의 성격: 이력서는 채용 과정에서 제출된 서류로서 '고용에 관한 서류'에 해당하므로, 근로관계가 종료된 시점부터 3년간 보존 의무가 있습니다.
2. 채용절차법과의 관계: 채용 여부가 확정된 후 구직자가 반환을 청구하지 않은 채용서류는 채용절차법에 따라 보관해야 하며, 반환 청구 기간이 지나면 개인정보 보호법에 따라 지체 없이 파기해야 합니다. 다만, 근로자로 채용되어 근로관계가 형성된 이후에는 근로기준법상의 보존 의무가 우선 적용됩니다.
3. 개인정보 파기: 보존기간이 경과한 개인정보는 복구 또는 재생되지 않도록 파쇄 또는 소각 등의 방법으로 지체 없이 파기해야 합니다. 만약 다른 법령에 따라 보존해야 할 특별한 사유가 있다면 해당 기간까지는 분리하여 저장·관리해야 합니다.

보존 의무를 위반할 경우 근로기준법 제116조에 따라 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있으니 유의하시기 바랍니다.