업무 관련 기록을 남기는 것이 필수적인가요?

사업자는 소득세법 및 법인세법 등 관련 법령에 따라 사업의 재산 상태와 손익 거래 내용을 객관적으로 파악할 수 있도록 장부와 증빙 서류를 작성하고 보존할 의무가 있습니다.

장부 및 증빙 서류 보존 의무

• 작성 및 비치: 사업자는 모든 거래 사실을 객관적으로 파악할 수 있도록 복식부기에 따라 장부를 기록·관리해야 합니다. 다만, 일정 규모 미만의 사업자는 간편장부를 기장하여 신고할 수 있습니다.
• 보존 기간: 장부 및 증빙 서류는 해당 국세의 법정신고기한이 지난날부터 5년간 보존해야 합니다. (역외거래의 경우 7년)
• 보존 방법: 장부와 증빙 서류는 전산조직을 이용하여 작성·보존할 수 있으며, 전자화 문서로 변환하여 보관하는 경우에도 장부를 갖춘 것으로 인정됩니다. 단, 등기·등록이 필요한 자산의 계약서나 인·허가증 등 위조·변조하기 쉬운 서류는 원본 보존이 원칙입니다.

업무용 승용차 관련 기록

업무용 승용차 관련 비용을 손금(비용)으로 인정받기 위해서는 별도의 기록이 필수적입니다.

• 운행기록부 작성: 업무용 승용차별로 운행기록 등을 작성·비치해야 하며, 관할 세무서장이 요구할 경우 즉시 제출해야 합니다.
• 미작성 시 불이익: 업무전용자동차보험에 가입했더라도 운행기록부를 작성하지 않으면, 관련 비용이 연간 1,500만 원(부동산 임대업 등 특정 법인은 500만 원)을 초과하는 경우 초과분에 대해 비용 처리가 제한될 수 있습니다.

산재 및 노동 관련 기록

근로기준법 및 산업재해보상보험법에 따라 사용자는 근로자 명부, 근로계약서, 임금대장, 휴가 관련 서류 등 중요한 서류를 3년간 보존해야 합니다. 특히 업무상 재해와 관련하여 사고 경위, 업무 관련성, 안전 조치 내역 등을 입증할 수 있는 자료(작업일지, 업무지시서, CCTV 등)는 산재 승인 및 손해배상 청구 시 매우 중요한 증거가 되므로 철저히 관리하는 것이 좋습니다.