출장을 다녀오면서 기름을 썼지만 기름을 넣지 않을 수도 있는데 이 경우 유류비 처리는 어떻게 하나요?

업무용승용차 관련비용은 실제 지출된 비용을 기준으로 하며, 출장 중 유류를 직접 구매하지 않아 지출이 발생하지 않았다면 해당 비용은 필요경비(또는 손금)로 계상할 수 없습니다.

업무용승용차 관련비용은 감가상각비, 임차료, 유류비, 보험료, 수선비, 자동차세, 통행료 등 차량의 취득 및 유지를 위해 실제로 지출한 비용을 의미합니다. 따라서 유류비의 경우 실제 주유 사실과 그에 따른 지출 증빙이 있어야 비용으로 인정받을 수 있습니다.

업무용승용차 관련비용으로 인정받기 위한 주요 요건은 다음과 같습니다.

• 실제 지출 여부: 유류비 등은 실제 사업과 관련하여 지출된 비용이어야 합니다.
• 업무전용자동차보험 가입: 법인(또는 사업자)의 임직원 등이 운전하는 경우만 보상하는 보험에 가입해야 합니다.
• 운행기록부 작성: 총 주행거리 중 업무용 사용거리를 입증하기 위해 운행기록부를 작성·비치해야 합니다. 운행기록부를 작성하지 않는 경우, 관련비용이 1,500만원(부동산임대업 주업 법인 등은 500만원) 이하일 때만 전액 인정되며, 이를 초과하면 업무사용비율을 제한적으로 적용받습니다.
• 증빙 관리: 사업용 카드를 사용하거나 세금계산서 등을 수취하여 실제 지출 사실을 객관적으로 입증해야 합니다.

출장 시 유류를 직접 구매하지 않았다면 해당 출장과 관련하여 발생한 유류비 지출은 없으므로, 장부에 유류비를 계상해서는 안 됩니다. 만약 실제 지출 없이 비용을 계상할 경우 세무상 부당한 비용 처리가 될 수 있으니 주의하시기 바랍니다.