직원이 개인 돈으로 선결제한 금액을 회사에서 돌려줄 때 미지급금과 복리후생비 중 어떤 계정과목을 사용해야 하나요?

직원이 개인 자금으로 회사 비용을 선결제한 후 이를 정산받는 경우, 회계처리는 비용 발생 시점의 계정과목(복리후생비 등)과 지급 의무를 나타내는 부채 계정(미지급금)을 구분하여 처리해야 합니다.

직원이 선결제한 금액을 회사에서 돌려주는 과정은 다음과 같이 두 단계로 나누어 회계처리하는 것이 원칙입니다.

1. 비용 발생 시점 (직원 선결제 시): 회사는 해당 지출이 발생한 시점에 비용을 인식해야 합니다. 이때 지출의 성격에 따라 계정과목을 결정합니다. 예를 들어 워크샵 비용이라면 '복리후생비', 업무상 소모품 구입이라면 '소모품비' 등으로 처리합니다. 대변에는 직원에게 지급해야 할 채무이므로 '미지급금' 계정을 사용합니다.

   • 차변: 복리후생비(또는 해당 비용 계정) / 대변: 미지급금

2. 정산 시점 (회사에서 직원에게 지급 시): 회사에서 직원에게 실제 금액을 입금해 줄 때는 기존에 설정했던 부채인 '미지급금'을 상계하여 제거합니다.

   • 차변: 미지급금 / 대변: 보통예금(또는 현금)

실무상 유의사항:

• 계정과목의 구분: '복리후생비'는 비용의 성격을 나타내는 계정이고, '미지급금'은 채무의 성격을 나타내는 계정입니다. 따라서 두 계정은 서로 선택하는 것이 아니라, 비용을 인식할 때와 채무를 정산할 때 각각 사용되는 것입니다.
• 증빙 관리: 직원이 개인 카드로 결제한 경우에도 법인세법상 손금으로 인정받기 위해서는 해당 지출이 업무와 관련되어 있음을 입증할 수 있는 영수증(신용카드 매출전표 등)을 반드시 구비해야 합니다.
• 간편 처리: 실무적으로는 매번 미지급금으로 처리하는 것이 번거로울 경우, 영수증을 모아두었다가 실제 현금을 지급하는 시점에 비용으로 처리하기도 합니다. 다만, 결산기말에는 발생주의 원칙에 따라 당기에 발생한 비용을 미지급비용(또는 미지급금)으로 계상하여 정확한 기간 손익을 계산해야 합니다.