카드 매출영수증 대신 카드사에서 이용내역이나 명세서를 다운받아 보관해도 되나요?

법인이나 사업자가 업무와 관련하여 지출한 비용에 대해 신용카드사로부터 교부받은 월별 이용대금명세서를 보관하고 있다면, 별도의 신용카드 매출전표를 보관하지 않아도 지출증명서류를 수취·보관한 것으로 인정됩니다.

또한, 신용카드업자로부터 거래정보를 전송받아 전사적자원관리(ERP) 시스템에 보관하고 있는 경우에도 적법한 지출증명으로 보며, 이 경우 별도로 종이 매출전표를 출력하여 보관할 의무는 없습니다. 다만, 임직원 명의의 신용카드를 사용하면서 카드사로부터 거래정보를 전송받지 않는 경우에는 해당 매출전표를 직접 수취하여 보관해야 합니다.

주의사항 및 확인 포인트

• 거래사실 확인: 결제대행업체(PG사)를 통해 결제하여 카드 매출전표에 실제 거래처 상호가 아닌 결제대행업체명만 기재된 경우에는, 실제 물품 구입 내역 등을 통해 사업 관련 지출임을 입증할 수 있어야 매입세액 공제 및 비용 처리가 가능합니다.
• 보관 의무: 적격증빙으로 인정되는 증명서류는 법인세법 및 부가가치세법에 따라 확정신고 기한 후 5년간 보관해야 합니다.
• 사실과 다른 증빙: 실제 거래처와 다른 사업자 명의로 발급된 매출전표나, 세금계산서 발급이 불가능한 간이과세자로부터 발급받은 매출전표 등은 지출증명으로 인정되지 않거나 가산세 대상이 될 수 있으므로 주의가 필요합니다.