도급회사가 비용 처리 시 반드시 보관해야 하는 증빙 서류는 무엇인가요?

법인이 사업과 관련하여 재화나 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는 경우, 원칙적으로 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증 중 하나를 적격증빙으로 수취하여 5년간 보관해야 합니다.

주요 증빙 서류 및 보관 의무

• 적격증빙 종류: 「부가가치세법」에 따른 세금계산서, 「소득세법」 및 「법인세법」에 따른 계산서, 「여신전문금융업법」에 따른 신용카드 매출전표, 현금영수증이 해당합니다.
• 보관 기간: 법인세 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관해야 합니다. 단, 결손금을 공제받으려는 법인은 해당 결손금이 발생한 사업연도의 증빙서류를 공제받는 사업연도의 신고기한부터 1년이 되는 날까지 보관해야 합니다.
• 미수취 시 불이익: 건당 거래금액(부가가치세 포함)이 3만원을 초과하는 경우, 적격증빙을 수취하지 않거나 사실과 다른 증빙을 받으면 해당 금액의 2%에 해당하는 가산세가 부과됩니다.

증빙 수취 의무 면제 및 예외

• 면제 거래: 건당 거래금액이 3만원 이하인 경우, 농·어민으로부터 직접 재화나 용역을 공급받는 경우, 원천징수대상 사업소득자로부터 용역을 공급받는 경우 등은 적격증빙 수취 의무가 면제됩니다.
• 기타 증빙: 적격증빙 수취 의무가 면제되는 거래라도 영수증, 입금표, 거래명세서 등 객관적인 증빙을 통해 거래 사실을 입증해야 합니다.
• 전자 증빙: 국세청장에게 전송된 전자세금계산서나 전자계산서, 신용카드 매출전표 등은 별도로 출력하여 보관하지 않아도 됩니다.

건설공사 도급계약의 경우, 「건설산업기본법」에 따라 작성된 도급계약서 등 관련 서면은 완공일부터 3년간 보관해야 할 의무가 별도로 있으므로 유의하시기 바랍니다.