법인에서 전산으로 장부를 작성하는 경우 지켜야 할 기준은 무엇인가요?

법인이 장부와 증명서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성하는 경우, 국세기본법 및 관련 규정에 따라 정보보존장치에 보존하고 그 처리과정 등을 기록·관리해야 합니다.

전산 장부 작성 시 준수해야 할 주요 기준은 다음과 같습니다.

• 기록 보관: 자료를 저장하거나 수정·추가·삭제하는 절차와 방법 등 정보보존장치의 생산 및 운영에 관한 기록을 보관해야 합니다.
• 확인 및 문서화: 저장된 자료의 내용을 쉽게 확인하거나 문서화할 수 있는 장치와 절차를 마련해야 하며, 필요시 다른 정보보존장치로 복제가 가능해야 합니다.
• 검색 및 이용 가능성: 정보보존장치는 거래 내용 및 변동사항을 포괄하고 있어야 하며, 과세표준과 세액을 결정할 수 있도록 검색과 이용이 가능한 형태로 보존해야 합니다.
• 제출 의무: 전산조직을 이용하여 장부를 작성하는 법인은 법인세 과세표준 신고 시 '전산조직운용명세서'를 납세지 관할 세무서장에게 제출해야 합니다. 전자신고 시에는 전자신고서에 첨부하여 제출합니다.
• 보존 기간: 전산으로 작성된 장부와 증명서류는 해당 과세기간의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존해야 합니다.

단, 「전자문서 및 전자거래 기본법」에 따른 공인전자문서센터에 보관한 경우에는 적법한 보존으로 인정되나, 계약서 등 위조·변조하기 쉬운 중요 서류는 별도의 원본 보존 의무가 있을 수 있으므로 주의가 필요합니다.