전산조직을 이용한 장부 보관 시 유의사항은 무엇인가요?

전산조직을 이용하여 장부와 증거서류를 작성·보관하는 경우, 과세표준과 세액을 결정할 수 있도록 검색과 이용이 가능한 형태로 보존해야 하며, 관련 전자계산조직의 운영 기록을 함께 관리해야 합니다.

전산조직을 이용한 장부 보관 시 준수해야 할 주요 요건은 다음과 같습니다.

1. 운영 기록 보관: 자료의 생성, 수정, 추가, 삭제 절차 및 방법 등 전자계산조직의 개발과 운영에 관한 기록을 보관해야 합니다.
2. 확인 및 복제 가능: 저장된 자료의 내용을 쉽게 확인하거나 문서화할 수 있어야 하며, 필요시 다른 정보보존 장치로 복제가 가능해야 합니다.
3. 검색 및 이용 가능: 거래 내용 및 변동사항을 포괄하고, 과세표준과 세액을 결정할 수 있도록 검색과 이용이 가능한 형태로 보존해야 합니다.
4. 원본 보관 의무: 전자화문서로 변환하여 공인전자문서센터에 보관한 경우 장부를 갖춘 것으로 보지만, 계약서 등 위조·변조하기 쉬운 문서(등기·등록 관련 계약서, 소송·인허가 서류 등)는 원본 보관 의무가 있으므로 주의해야 합니다.

또한, 전산조직을 이용하여 장부를 작성하는 법인은 법인세 신고 시 '전산조직운용명세서'를 관할 세무서장에게 제출해야 합니다. 만약 천재지변 등 부득이한 사유로 장부가 멸실된 경우에는 관할 세무서장의 승인을 얻어 신고기한을 연장할 수 있으나, 필수적인 재무제표 등을 첨부하지 않고 신고서만 제출하는 경우 적법한 신고로 인정되지 않을 수 있으니 유의하시기 바랍니다.