회사에서 대신 내주는 비용을 회사에서 비용 처리하는 방법과 분개는 어떻게 하나요?

2026. 9. 15.

회사가 직원이나 제3자의 비용을 대신 내주는 경우, 그 지출이 법인의 사업과 직접 관련되어 있어야 법인세 손금으로 처리할 수 있습니다. 단순히 누군가를 위해 대신 지출한 비용은 원칙적으로 손금(비용)으로 인정되지 않고, 누구에게 어떤 명목으로 지출했는지에 따라 회계 분개와 세무 처리가 달라집니다.

1. 비용처리가 가능한 기본 원칙

법인세법상 손금은 자본 환급, 잉여금 처분, 법에서 손금불산입으로 정한 것을 제외하고, 법인의 순자산을 줄이는 거래로 생긴 손실·비용이어야 합니다.
그 비용은 해당 법인의 사업과 관련해 발생·지출되고, 일반적으로 인정되는 통상적인 것이거나 수익과 직접 관련되어야 합니다.
사업과 직접 관련이 없다고 인정되는 지출은 손금에 넣지 않습니다.

2. 대신 내주는 비용의 유형별 처리 방향

직원(근로자) 관련 비용
- 직원 급여, 상여금, 퇴직금, 4대 보험료 회사 부담분처럼 사업과 관련해 지급하는 인건비는 손금으로 볼 수 있습니다.
- 다만 임원에게 지급하는 급여 등은 정관·주주총회 결의 등 정해진 보수 기준에 따라 지급해야 하고, 과다하거나 부당하다고 인정되는 금액은 손금에 넣지 않을 수 있습니다.
- 직원이 아닌 지배주주등에게 지급한 여비나 교육훈련비는 손금에 넣지 않습니다.
사업과 무관한 개인 비용 대리 지출
- 법인이 직접 사용하지 않고 다른 사람이 주로 쓰는 장소·건축물·물건의 유지비·관리비·사용료, 또는 주주·임원·친족이 쓰는 사택 유지비 등은 업무 관련 없는 지출로 보아 손금에 넣지 않을 수 있습니다.
- 법인이 공여한 뇌물, 노동관계법령을 위반해 지급하는 급여 등도 손금에 넣지 않습니다.
거래처·고객 관련 비용
- 사업과 관련된 접대비(기업업무추진비)는 일정 한도 내에서 손금 인정이 가능하지만, 한도 초과분이나 증빙이 없는 금액은 손금에 넣지 않습니다.
- 광고선전 목적으로 기증한 물품 구입비용은 일정 요건 아래에서 손비로 볼 수 있으나, 특정인에게 기증한 물품은 연간 금액 한도가 있습니다.

3. 회계 분개 예시

직원 급여·복리후생비 등을 회사가 직접 부담하는 경우
- (차) 급여 / 복리후생비 등 (대) 현금(보통예금)
- 4대 보험 회사 부담분은 보통 복리후생비나 보험료 계정으로 처리합니다.
직원에게 먼저 비용을 대신 지급하고 나중에 정산하는 경우
- (차) 가지급금 등 임시 채권 계정 (대) 현금(보통예금)
- 이후 직원이 상환하면 (차) 현금(보통예금) (대) 가지급금 등으로 정리합니다.
- 이 금액이 실질적으로 직원에게 귀속되는 이익이라면 급여 등으로 보아 원천징수 대상이 될 수 있으므로, 단순 대여금인지 근로의 대가인지 구분해야 합니다.
거래처 접대비·광고선전비 등으로 지출하는 경우
- (차) 접대비 / 광고선전비 등 (대) 현금(보통예금)
- 이때는 적격 증빙(신용카드 매출전표, 현금영수증, 세금계산서, 계산서 등)을 받아 보관해야 손금 인정과 증빙 관련 가산세 방지에 도움이 됩니다.

4. 증빙과 세무 리스크

법인이 사업자로부터 재화나 용역을 공급받고 대가를 지급할 때는 신용카드 매출전표, 현금영수증, 세금계산서, 계산서 등 증명서류를 받아 보관해야 합니다.
건당 거래금액이 3만원 이하인 경우 등 법령에서 정한 일부 예외에는 증명서류 수취 의무가 완화됩니다.
증명서류를 받지 않거나 사실과 다르게 받으면 증명서류 수취 불성실 가산세가 부과될 수 있습니다.
대신 내준 비용이 실제로는 특정인 개인의 이익을 위한 것이면, 손금 부인뿐 아니라 소득처분(배당, 상여, 기타소득 등) 문제로 이어질 수 있습니다.