거래처 관리대장 엑셀 서식을 직접 만들어 사용할 수 있나요?
거래처 관리대장을 엑셀 서식으로 직접 만들어 사용하는 것 자체는 가능합니다. 다만 세법상 장부나 증명서류로 인정받으려면 단순히 엑셀 파일을 만드는 것만으로는 부족하고, 거래사실이 객관적으로 파악될 수 있도록 기록·관리하고 일정 기간 보존해야 합니다.
소득세법상 사업자는 소득금액을 계산할 수 있도록 증명서류 등을 갖춰 놓고 그 사업에 관한 모든 거래 사실이 객관적으로 파악될 수 있도록 복식부기에 따라 장부에 기록·관리해야 합니다. 업종별 일정 규모 미만의 사업자는 간편장부를 갖춰 놓고 거래 사실을 성실히 기재한 경우 장부를 비치·기록한 것으로 봅니다.
부가가치세법에서도 사업자는 납부세액 또는 환급세액과 관계되는 모든 거래사실을 장부에 기록하여 사업장에 갖추어 두어야 하고, 세금계산서·영수증 등은 해당 과세기간의 확정신고 기한 후 5년간 보존해야 합니다. 장부나 증명서류는 정보처리장치, 전산테이프, 디스켓 등 전자적 형태로 보존할 수 있습니다.
따라서 엑셀 서식으로 거래처 관리대장을 만들어 사용하는 것은 가능하지만, 다음 사항을 갖추는 것이 중요합니다.
- 거래처, 품목, 공급가액, 공급시기, 매출·매입세액 등 거래사실을 빠짐없이 기록할 것
- 기록한 내용이 실제 거래와 일치하고 객관적으로 확인될 수 있을 것
- 관련 증명서류와 함께 정해진 보존기간 동안 보관·보존할 것
홈택스에서는 전자(세금)계산서·현금영수증·신용카드 메뉴나 My 홈택스의 전자세금계산서 메뉴에서 거래처정보를 등록·관리하거나, 거래처 일괄등록 양식을 내려받아 업로드하는 방식도 제공하고 있습니다. 직접 만든 엑셀 서식을 보조 관리용으로 쓰더라도, 신고나 증빙 관리에서는 세법상 요구되는 장부와 증명서류가 별도로 갖춰져야 합니다.
거래처 관리대장을 어떤 목적(단순 내부 관리, 장부 대체, 증빙 정리 등)으로 사용하려는지에 따라 필요한 기록 수준과 보존 방식이 달라질 수 있으므로, 실제 사용 목적을 기준으로 확인하는 것이 좋습니다.
