사용자가 개인정보 열람 요구를 거부하면 어떻게 대응해야 하나요?

개인정보 열람 요구가 거부되면 먼저 거부 사유가 법에서 정한 사유에 해당하는지, 그리고 거부 통지가 정해진 기간 안에 올바른 방식으로 이루어졌는지를 확인해야 합니다. 단순히 불편하다는 이유나 내부 사정만으로는 정당한 거부가 되기 어렵고, 법이 허용하는 예외 사유에 해당해야 합니다.

1. 거부 사유의 적법성을 확인하세요. 개인정보처리자는 법률에 따라 열람이 금지·제한되는 경우, 다른 사람의 생명·신체를 해할 우려가 있거나 다른 사람의 재산과 그 밖의 이익을 부당하게 침해할 우려가 있는 경우, 공공기관이 조세 부과·징수·환급, 성적 평가·입학자 선발, 시험·자격 심사, 보상금·급부금 산정 관련 평가·판단, 다른 법률에 따른 진행 중인 감사·조사 업무를 수행할 때 중대한 지장을 초래하는 경우 등에 해당하면 열람을 제한하거나 거절할 수 있습니다. 이 경우에도 정보주체에게 그 사유를 알려야 합니다.

2. 거부 통지 방식과 기간을 확인하세요. 열람을 거절하거나 연기하는 경우에는 열람 요구를 받은 날부터 10일 이내에 연기 또는 거절의 사유와 이의제기방법을 알려야 합니다. 일부 열람 제한의 경우에도 열람이 가능한 날짜·시간·장소와 함께 제한 사유 및 이의제기방법을 포함한 열람통지서로 알려야 하며, 즉시 열람하게 하는 경우에는 열람통지서 발급을 생략할 수 있습니다.

3. 본인 또는 대리인 확인이 제대로 되었는지도 살펴보세요. 개인정보처리자는 열람 요구를 받았을 때 요구자가 본인이거나 정당한 대리인인지를 확인해야 합니다. 대리인이 열람을 요구하는 경우에는 정보주체의 법정대리인이거나 정보주체로부터 위임을 받은 자여야 합니다.

4. 거부에 불복하는 경우 이의제기 절차를 활용하세요. 개인정보처리자는 열람등요구에 대한 거절 등 조치에 대해 정보주체가 이의를 제기할 수 있도록 필요한 절차를 마련하고 안내해야 합니다. 따라서 거부 통지를 받았다면 통지서에 적힌 이의제기방법을 확인해 절차를 진행하는 것이 우선입니다.

5. 정정·삭제 등 후속 권리 행사도 검토할 수 있습니다. 열람을 통해 자신의 개인정보를 확인한 정보주체는 그 개인정보의 정정 또는 삭제를 요구할 수 있습니다. 다만 다른 법령에서 그 개인정보가 수집 대상으로 명시되어 있는 경우에는 삭제를 요구할 수 없습니다.

6. 가명정보 등 적용 제외 대상인지 확인하세요. 가명정보는 개인정보 보호법상 열람, 전송, 정정·삭제, 처리정지 관련 규정이 적용되지 않을 수 있으므로, 열람 대상이 가명정보인지 여부도 함께 살펴보는 것이 좋습니다.

실무적으로는 거부 사유가 법 제35조제4항 각 호의 어느 하나에 실제로 해당하는지, 10일 이내 통지가 이루어졌는지, 통지서에 이의제기방법이 안내되었는지를 순서대로 점검한 뒤, 사유가 부당하다고 판단되면 이의제기 절차를 진행하고 필요하면 관련 자료를 정리해 두는 것이 도움이 됩니다.