등기소 방문 시 필요한 서류는 무엇인가요?

등기소 방문 신청 시 필요한 서류는 등기 유형(소유권 이전·보존, 근저당·전세권 설정 등)과 신청인 본인 신청인지 대리인 신청인지에 따라 달라집니다. 아래는 부동산등기 방문신청을 기준으로 한 일반적인 준비물입니다.

1. 등기신청서

   • 부동산의 표시, 신청인 성명·주소·주민등록번호, 등기원인과 연월일, 등기 목적, 등기소 표시, 신청연월일 등을 적고 신청인 또는 대리인이 기명날인하거나 서명합니다.
   • 신청서가 여러 장이면 간인을 해야 하고, 서명을 한 경우에는 각 장마다 연결되는 서명으로 간인을 대신합니다.

2. 첨부서면(신청서에 첨부해 등기소에 내는 서류)

   • 등기원인을 증명하는 정보: 매매계약서, 증여계약서, 공유물 분할 계약서 등
   • 제3자의 허가·동의·승낙이 필요한 경우 이를 증명하는 정보
   • 등기상 이해관계 있는 제3자의 승낙이 필요한 경우 이를 증명하는 정보 또는 이에 대항할 수 있는 재판이 있음을 증명하는 정보
   • 신청인이 법인인 경우 대표자의 자격을 증명하는 정보
   • 대리인에 의한 신청인 경우 그 권한을 증명하는 정보(위임장 등)
   • 등기권리자(새로 등기명의인이 되는 경우)의 주소·주민등록번호를 증명하는 정보
   • 소유권이전등기를 신청하는 경우에는 토지대장·임야대장·건축물대장 정보나 그 밖에 부동산 표시를 증명하는 정보도 필요합니다.

3. 인감증명 등 본인 확인 서류

   • 방문신청 시 소유권의 등기명의인이 등기의무자로서 등기를 신청하는 경우 등기의무자의 인감증명을 제출하고, 신청서나 첨부서면에는 그 인감을 날인합니다.
   • 소유권에 관한 가등기 말소, 소유권 외 권리의 등기명의인이 등기의무자로서 법 제51조에 따라 신청하는 경우 등에도 해당 등기의무자의 인감증명이 필요할 수 있습니다.
   • 인감증명을 갈음하여 본인서명사실확인서나 전자본인서명확인서 발급증을 사용할 수 있는 경우가 있습니다.

4. 등기필정보 또는 등기필증 관련 서류

   • 공동신청이나 승소한 등기의무자의 단독신청으로 권리에 관한 등기를 신청하는 경우에는 신청정보에 등기필정보를 제공해야 합니다.
   • 등기의무자의 등기필정보가 없을 때에는 등기의무자등이 등기소에 출석해 등기관으로부터 본인 확인을 받거나, 자격자대리인(변호사·법무사)이 위임받았음을 확인한 확인서면을 첨부하는 방법 등이 있습니다.

5. 행정정보 공동이용으로 확인되는 서류

   • 법원행정처장이 지정하는 첨부정보는 행정정보 공동이용을 통해 등기관이 직접 확인하고, 신청인에게는 제공한 것으로 보는 경우가 있습니다.
   • 다만 그 정보가 개인정보를 포함하면 정보주체의 동의 사실을 증명하는 정보를 제출해야 할 수 있고, 시스템 장애 등으로 확인이 안 되면 신청인이 직접 제공하도록 요구받을 수 있습니다.

6. 외국어로 작성된 서류

   • 첨부정보가 외국어로 작성된 경우에는 번역문을 붙여야 합니다.
   • 외국 공문서나 외국 공증인이 공증한 문서라면 재외공관 공증법에 따른 확인을 받거나 아포스티유를 붙여야 하는 것이 원칙입니다.

7. 그 밖의 실무상 자주 필요한 서류

   • 취득세(등록면허세) 영수필확인서
   • 등기신청수수료 영수필확인서
   • 부동산거래계약신고필증(매매 등 일정 거래의 경우)
   • 토지·임야·건축물대장 등본 등 부동산 표시를 증명하는 서류
   • 대리인이 신청하는 경우 위임장

놓치기 쉬운 점

• 등기필정보를 제공하지 못하는 경우, 단순히 서류 누락으로 끝나는 것이 아니라 본인 확인 절차나 확인서면·공증 등 다른 방식으로 대체해야 합니다.
• 인감증명은 모든 등기에 항상 필요한 것은 아니고, 등기의무자가 누구인지와 등기 유형에 따라 제출 여부가 달라집니다.
• 신청서나 첨부서면에 인감을 날인해야 하는 경우가 있으므로, 인감증명 제출 여부와 날인 방법을 함께 확인해야 합니다.
• 제출 서류 원본의 환부를 청구할 수 없는 서류도 있으므로, 원본을 반드시 돌려받아야 하는 서류인지 미리 구분하는 것이 좋습니다.

실무 팁

• 방문 전에 관할 등기소나 대법원 인터넷등기소에서 해당 등기 유형에 맞는 신청서식과 첨부서면 예시를 확인하면 준비가 수월합니다.
• 재외국민·외국인·법인 아닌 사단이나 재단은 신청서 기재사항과 첨부서면이 달라지거나 추가될 수 있으므로, 해당 유형에 맞는 등기신청절차를 따로 확인하는 것이 좋습니다.