E-9 외국인 근로자 근로관계 종료 시 준비해야 할 서류는 무엇이며, 해당 양식은 어디서 구할 수 있나요?

근로관계 종료 시 사업주가 챙겨야 할 서류는 임금·퇴직금 등 금품 청산 관련 서류, 근로계약 종료·상실 신고 관련 서류, 외국인근로자(E-9 등)라면 고용변동·근무처 변경 신고 서류로 크게 나뉩니다. 어떤 서류가 필요한지는 근로자 유형(내국인/외국인, E-9/H-2 등)과 종료 사유(퇴직·해고·계약만료 등)에 따라 달라집니다.

아래는 실무에서 자주 정리해야 하는 서류와 확인 포인트입니다.

1. 금품 청산 관련

• 임금, 연차수당, 퇴직금 등 미지급 금품을 정리한 금품 정산 내역
• 퇴직금 지급 대상이라면 계속근로기간·평균임금 등 산정 근거가 되는 자료(근로계약서, 임금대장, 퇴직일 확인 자료 등)
• 외국인근로자 중 출국만기보험등 적용 대상이라면 해당 보험·신탁 관련 정산 확인

2. 근로계약 종료·상실 신고 관련

• 내국인 근로자라면 4대보험 자격 상실 신고, 근로소득 원천징수 관련 정리(퇴직자 원천징수영수증 등)가 필요할 수 있습니다.
• 퇴직 후 근로자가 연말정산이나 경정청구 등을 할 때 전 직장 서류가 필요할 수 있으므로, 근로소득원천징수영수증과 소득자별 근로소득원천징수부 같은 서류를 요청받는 경우가 있습니다.

3. 외국인근로자(E-9 등) 고용변동 신고 관련

• 외국인근로자의 고용과 관련된 중요 사항 변경(근로계약 해지 등)이 있으면 직업안정기관의 장에게 고용변동 신고를 해야 합니다.
• 신고 서식은 별지 제12호서식(외국인근로자 고용변동 등 신고서) 또는 별지 제12호의2서식(외국인근로자 고용사업장 정보변동 신고서) 등이 사용됩니다.
• 출입국관리법상 신고(퇴직·사망·소재불명·고용계약 중요내용 변경 등)가 필요한 경우 고용·연수외국인 변동사유 발생신고서를 관할 지방출입국·외국인관서의 장에게 제출해야 하며, 신고 기한은 사유 발생일(또는 안 날)부터 15일 이내입니다.
• E-9 근로자가 사업장을 옮기는 경우에는 고용센터 사업장변경 승인 후 출입국 근무처변경허가를 별도로 받아야 하고, 이때 통합신청서(별지 제34호서식), 고용허가서·표준근로계약서 사본, 체류지 입증서류 등이 필요할 수 있습니다.

4. 양식을 구하는 방법

• 위 서식들은 법령 시행규칙에서 정하는 별지 서식이라, 일반적으로 관할 고용센터·직업안정기관, 지방출입국·외국인관서, 또는 관련 기관 홈페이지에서 서식을 내려받거나 방문 접수 시 안내받을 수 있습니다.
• 팩스나 전자민원(하이코리아 등)으로 접수하는 경우에도 같은 서식이 쓰이므로, 신고 전에 어떤 서식이 필요한지 먼저 확인하는 것이 좋습니다.
• 외국인근로자 관련 신고는 직업안정기관 신고와 출입국 신고가 서로 연계되는 경우가 있어, 실제 사유에 따라 통합신고 대상인지·별도 신고 대상인지 확인이 필요합니다.

정리하면, 근로관계 종료 서류는 ① 금품 청산 내역, ② 4대보험·원천징수 등 자격·세금 정리 서류, ③ 외국인근로자라면 고용변동·근무처 변경 신고 서식이 핵심입니다. 정확한 서식과 제출 기관은 근로자 체류자격, 종료 사유, 사업장 유형에 따라 달라지므로, 종료 사유와 근로자 유형을 먼저 확정한 뒤 관할 기관에 서식명을 확인하는 것이 안전합니다.

최신 개정 사항을 별도로 확인해 보시는 것을 권장드립니다.