개인차량으로 출장 시 km당 지급 기준과 톨게이트 비용 처리 방법은 무엇인가요?

개인차량으로 출장을 갈 때 회사가 지급하는 비용은 크게 실비변상 성격의 여비와 자기차량운전보조금으로 나누어 볼 수 있습니다. 두 가지는 과세 처리 방식이 다르므로 구분해서 확인해야 합니다.

출장 여비(운임·통행료 등)

• 업무를 위해 장소를 이동할 때 드는 교통비를 충당하도록 지급하는 여비는, 실비변상 정도의 금액이면 비과세로 볼 수 있습니다.
• 실비변상인지 여부는 지급기준이 있는지, 사회통념상 타당하다고 인정되는 범위인지에 따라 사실 판단으로 정해집니다.
• 해외출장비도 출장목적·출장지·출장기간 등을 감안해 실제 소요 비용을 충당할 정도의 범위 내라면 실비변상적 급여로 볼 수 있습니다.
• 종업원이 항공료·숙박비를 먼저 지출하고 나중에 정산받는 경우에도, 해당 비용이 소득세법상 증빙(신용카드매출전표, 현금영수증, 세금계산서, 계산서)으로 확인되면 근로소득에 해당하지 않을 수 있습니다.

자기차량운전보조금

• 종업원이 소유하거나 본인 명의로 임차한 차량을 직접 운전해 업무수행에 이용하고, 시내출장 등에 든 실제 여비를 받는 대신 회사 규칙 등에 따른 지급기준으로 받는 금액 중 월 20만원 이내는 실비변상적 급여로 비과세됩니다.
• 2022년 1월 1일 이후 지급분부터 본인 명의 임차 차량도 적용대상에 포함되었습니다.
• 다만 시내출장 등에 따른 실제 여비를 별도로 받으면서 자기차량운전보조금을 함께 받으면, 실제 여비는 비과세로 보더라도 자기차량운전보조금은 근로소득에 포함됩니다.
• 출·퇴근 편의를 위해 지급하는 교통보조금은 자기차량운전보조금에 해당하지 않습니다.
• 타인 명의 차량(배우자, 장애인 가족 포함)은 비과세 적용이 되지 않고, 부부 공동명의는 가능하지만 배우자 외의 사람과 공동명의인 차량은 적용되지 않습니다.
• 2개 이상 회사에서 각각 자기차량운전보조금을 받는 경우에는, 그 금액을 지급하는 회사를 기준으로 월 20만원 이내를 비과세합니다.

톨게이트 비용 등 통행료

• 통행료는 업무용승용차 관련비용의 한 종류로 볼 수 있고, 출장 등 업무수행을 위해 실제 소요된 비용이라면 실비변상적 여비로 처리될 여지가 있습니다.
• 다만 개인차량을 출장에 쓰면서 km당 일정 금액을 지급하는 방식은, 실제 소요 경비를 대신하는 자기차량운전보조금 성격과 겹칠 수 있으므로, 실제 여비를 따로 정산하는지, 정해진 지급기준에 따라 보조하는지 여부에 따라 과세 처리가 달라질 수 있습니다.

km당 지급 기준을 정할 때 확인할 점

• km당 금액을 정하거나 톨게이트 비용을 처리할 때는, 실비변상 수준인지, 지급기준이 사규 등에 정해져 있는지, 실제 출장 사실과 비용이 증빙으로 확인되는지가 중요합니다.
• 개인차량 운전보조금을 월 20만원 넘게 지급하거나, 실제 여비와 중복 지급하면 그 초과분이나 중복분은 근로소득으로 볼 수 있습니다.
• 사업자(개인사업자)의 국내여비도 업무수행상 통상 필요하다고 인정되는 범위 안에서 지급규정·사규 등 합리적 기준과 거래증빙·객관적 자료로 지급사실을 입증해야 필요경비로 인정될 수 있습니다.

정리하면, 개인차량 출장 시 km당 지급 기준과 톨게이트 비용은 실제 출장용 이동경비인지, 자기차량운전보조금인지, 실비변상 범위 내인지에 따라 비과세 여부와 처리 방식이 달라집니다. 회사 내부 지급기준과 증빙, 그리고 실제 출장 내역을 함께 확인하는 것이 필요합니다.