법인 서류를 전자화문서로 보관할 경우, 원본 종이문서는 폐기해도 법적 효력이 인정되나요?

전자화문서로 보관하더라도 모든 원본 종이문서를 폐기할 수 있는 것은 아닙니다.

전자화대상문서(종이문서 등)를 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 전자화문서가 일정 요건을 갖추고 공인전자문서센터에 보관된 경우에는 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있습니다. 다만, 이 경우에도 전자화문서가 전자문서 보관 요건을 모두 갖추고 전자화대상문서와 내용·형태가 동일해야 하며, 다른 법령에 특별한 규정이 있으면 갈음할 수 없습니다.

또한 공인전자문서센터가 전자화문서를 보관하는 경우 전자화대상문서는 폐기할 수 있다는 규정이 있으나, 다음 경우에는 폐기할 수 없습니다.

• 전자화대상문서가 구겨지거나 노후화되어 전자화문서의 가독성을 확보할 수 없는 경우
• 전자문서 및 전자거래 기본법 제5조제2항 단서에 해당하는 경우(다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우 등)

특히 위조·변조가 쉬운 장부 및 증거서류는 전자화문서로 보관하더라도 원본 보존이 필요한 경우가 있습니다. 예를 들어 다음과 같은 문서는 원본 보존 대상에서 제외되지 않는지 먼저 확인해야 합니다.

• 「상법 시행령」 등 다른 법령에 따라 원본을 보존해야 하는 문서
• 등기·등록 또는 명의개서가 필요한 자산의 취득 및 양도와 관련하여 기명날인 또는 서명한 계약서
• 소송과 관련하여 제출·접수한 서류 및 판결문 사본(재발급이 가능한 서류는 제외)
• 인가·허가와 관련하여 제출·접수한 서류 및 인가증·허가증(재발급이 가능한 서류는 제외)

따라서 전자화문서로 대체하더라도 가독성 확보 여부, 다른 법령상 원본 보존 의무, 위조·변조 용이성을 먼저 따져보고, 해당 문서가 폐기 가능 대상에 해당하는지 확인한 뒤 원본 폐기 여부를 결정하는 것이 안전합니다.

실무적으로는 누가, 언제, 어떤 형태로 작성·변환·보관했는지 추적이 가능하고, 내용 열람과 원본 대비 동일성 확인이 되도록 관리하는 것이 감사 대응에도 유리합니다.