전자화문서로 관리할 때 원본 종이문서의 보존이 반드시 필요한 문서 종류는 무엇인가요?

전자화문서로 보관하더라도 원본 보존이 필요한 문서는 법령에서 정한 예외 문서에 해당합니다. 대표적으로 다음과 같은 문서는 전자화문서로 대체하더라도 원본을 보존해야 할 수 있습니다.

• 「상법 시행령」 등 다른 법령에 따라 원본을 보존해야 하는 문서
• 등기·등록 또는 명의개서가 필요한 자산의 취득 및 양도와 관련하여 기명날인 또는 서명한 계약서
• 소송과 관련하여 제출·접수한 서류 및 판결문 사본 (다만 재발급이 가능한 서류는 제외)
• 인가·허가와 관련하여 제출·접수한 서류 및 인·허가증 (다만 재발급이 가능한 서류는 제외)

이 예외 규정은 국세기본법, 관세법, 지방세기본법에서 공통으로 두고 있으며, 계약서 등 위조·변조하기 쉬운 장부 및 증거서류로서 대통령령으로 정하는 것에 해당하면 전자화문서로 보관하더라도 원본 보존 대상에서 제외되지 않습니다.

또한 전자화문서로 보관하더라도 전자화대상문서가 구겨지거나 노후화되어 전자화문서의 가독성을 확보할 수 없는 경우에는 원본을 폐기할 수 없습니다.

따라서 전자화문서로 관리하려는 문서가 위 예외 유형에 해당하는지, 다른 법령에서 원본 보존 의무를 별도로 정하고 있는지, 재발급 가능 여부나 가독성 확보 상태가 어떤지 등을 먼저 확인한 뒤 원본 폐기 여부를 결정하는 것이 안전합니다.