더존 아이큐브에서 신규 사원 등록 시 유의사항은 무엇인가요?

더존 아이큐브에서 신규 사원을 등록할 때는 사원코드 부여 방식, 개인정보 입력 형식, 재직·급여·부서 코드 설정, 사용자 권한 및 암호 설정, 퇴사일 입력 제한, 엑셀 업로드 시 파일 형식과 항목설정 절차를 함께 확인해야 합니다.

1. 사원코드는 숫자·알파벳 10자리, 한글 5자리까지 사용할 수 있으며, 숫자만 사용하는 방식이 권장됩니다. 입사 연·월 정보와 순차번호를 조합하는 등 회사 규칙에 맞는 부여 방식을 정해 두는 것이 좋습니다.

2. 주민등록번호는 앞 6자리와 뒤 7자리 사이에 하이픈 없이 입력해야 하고, 생년월일·입사일자·그룹입사일자도 연월일 사이 문자 없이 8자리로 입력합니다.

3. 재직구분은 인사기초코드등록에서 해당하는 코드를 넣으며, 재직자는 보통 J01 코드를 사용합니다. 급여형태는 월급·연봉·일급·시급 등 ERP 프로그램 코드를 선택해 입력합니다.

4. 부서코드는 부서등록 메뉴에 있는 코드를 사용합니다.

5. 사용자여부, 암호, 인사입력방식, 회계입력방식, 사용등급은 권한·통제와 관련된 항목이므로 등록 시 함께 확인해야 합니다. 사용자여부가 ‘부’로 설정된 사원은 프로그램 사용이 제한되며, 암호는 사원등록 화면에서 시스템 관리자만 입력할 수 있습니다. 인사입력방식은 급여마감 승인 권한자를 설정하는 데 쓰이고, 회계입력방식은 전표 승인 상태(미결·승인·수정)와 관련됩니다. 사용등급은 조회 권한을 구분하는 항목입니다.

6. 퇴사일은 시스템 관리자만 입력할 수 있고, 한 번 등록된 사원은 연동 데이터가 있어 임의로 삭제할 수 없습니다.

7. 엑셀 업로드로 일괄 등록할 때는 시스템관리 > 기초정보 Excel import 관리 > 사원등록(Excel Import) 메뉴에서 항목설정을 먼저 확인한 뒤, 엑셀 파일을 작성하고 ‘Excel 97-2003’ 형식으로 저장하는 것이 안내됩니다. 업로드 후에는 자료체크 버튼으로 유효성을 확인하고, 변환이 정상 완료되면 인사정보등록에 반영되었는지 확인합니다.

실무에서는 사원코드 규칙, 재직·급여·부서 코드 체계, 권한 설정, 개인정보 입력 형식을 먼저 정리해 두면 등록 오류를 줄이기 쉽습니다.