출장 시 발생하는 유류대는 차량유지비로 처리하나요?

출장 시 사용한 유류비는 일반적으로 차량유지비로 처리할 수 있습니다. 다만 세무상 인정 여부와 처리 방식은 차량이 사업용 자산인지, 누가 운전했는지, 어떤 세목(법인세·소득세·부가가치세)을 보는지에 따라 달라집니다.

사업용 차량·법인 차량의 경우

• 법인 명의 차량이나 사업용 자산의 유류비·보험료·수리비·자동차세 등은 업무용승용차 관련비용에 해당할 수 있습니다.
• 이때는 업무전용자동차보험 가입 여부와 운행기록부(운행기록등) 작성 여부에 따라 손금 인정 범위가 달라집니다.
  • 업무전용자동차보험에 가입하고 운행기록등을 작성한 경우: 관련비용에 업무사용비율(업무용 사용거리 ÷ 총 주행거리)을 곱한 금액이 인정됩니다.
  • 운행기록등을 작성하지 않은 경우: 관련비용이 1,500만원(사업연도 1년 미만이면 월할 계산) 이하이면 업무사용비율을 100%로 볼 수 있고, 초과하면 1,500만원을 관련비용으로 나눈 비율이 적용됩니다.
  • 업무전용자동차보험에 가입하지 않은 경우는 관련비용 전액이 손금 불산입될 수 있습니다.
• 감가상각비·임차료(리스·렌탈) 및 처분손실은 차량별로 연간 800만원(1년 미만이면 월할 계산)을 한도로 인정되고, 초과액은 다음 사업연도부터 이월하여 공제합니다.
• 부동산임대업을 주업으로 하는 법인 등 일정 요건을 갖춘 경우에는 위 한도가 500만원·400만원으로 낮아질 수 있습니다.

종업원 소유 차량을 출장에 사용한 경우

• 종업원 소유 차량을 사업자(법인·개인)의 업무수행에 이용한 경우는 업무용승용차 비용특례의 적용 대상 차량이 아닐 수 있습니다.
• 이 경우 유류비 등을 사업자가 부담하더라도, 실비변상적 급여로 보아 비과세 범위 내에서 처리할 수 있는지 별도로 검토해야 합니다.
  • 종업원이 본인 소유 차량을 직접 운전해 업무에 사용하고, 실제 여비 대신 사내 규정 등 정해진 지급기준에 따라 받는 금액 중 월 20만원 이내는 실비변상적 급여로 비과세될 수 있습니다.
  • 다만 이는 근로자(종업원)에게 지급하는 급여 관점이고, 사업자 본인의 사업소득에서 차량유지비로 바로 처리하는 것과는 성격이 다릅니다.

부가가치세 매입세액 측면

• 개별소비세 과세 대상 승용차(8인승 이하 승용차·SUV 포함 등)의 구입·임차·유지 관련 매입세액은 공제되지 않는 것이 원칙입니다.
• 다만 운수업·자동차판매업·자동차임대업·운전학원업·경비업(출동차량) 등 직접 영업용으로 사용하는 경우나, 공제 대상 차량(경차 등)의 유지비용은 매입세액 공제가 가능할 수 있습니다.

정리

• 출장 유류대를 사업용 차량·법인 차량의 차량유지비로 처리하는 것 자체는 가능하지만, 전용보험·운행기록·비용 한도·사적사용분 소득처분 요건을 함께 충족해야 세무상 불이익이 줄어듭니다.
• 종업원 소유 차량을 출장에 쓴 경우는 차량유지비보다 근로자에 대한 실비변상(비과세 20만원 한도 등) 또는 여비교통비 관점으로 볼 여지가 큽니다.
• 실제 처리는 차량 소유 형태, 운전자, 보험 가입 여부, 운행기록 작성 여부, 과세기간 길이, 업종(부동산임대업 주업 여부 등)에 따라 달라지므로, 해당 차량의 구체적 조건을 확인해 보시는 것이 좋습니다.

최신 개정 사항을 별도로 확인해 보시는 것을 권장드립니다.