전자화문서의 보존 의무는 어떻게 되나요?

전자화문서(종이문서 등을 전자적 형태로 변환한 문서)는 일정 요건을 갖추면 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있습니다. 다만 다른 법령에 특별한 규정이 있으면 전자화문서 보관만으로 보관을 대신할 수 없습니다.

전자화문서가 보관으로 인정되려면 다음 요건을 모두 충족해야 합니다.

• 전자화문서가 전자문서 보관 요건(작성자·수신자·송신·수신 일시 등 필요한 부분이 보존되어 있을 것 등)을 모두 갖출 것
• 전자화문서가 원본인 전자화대상문서와 내용 및 형태가 동일할 것

또한 전자화문서가 서면으로 인정되려면 내용을 열람할 수 있고, 작성·변환되거나 송신·수신·저장된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있어야 합니다.

공인전자문서센터가 전자화문서를 보관하면 전자문서의 보관이 이루어진 것으로 보며, 이 경우 전자화대상문서는 폐기할 수 있습니다. 다만 원본이 구겨지거나 노후화되어 전자화문서의 가독성을 확보할 수 없는 경우, 또는 다른 법령에서 보관을 갈음하지 못하도록 정한 경우에는 폐기할 수 없습니다.

관세법과 국세기본법 체계에서도 전자화문서로 변환해 공인전자문서센터(공인전자문서보관소)에 보관한 경우 장부 및 증거서류를 갖춘 것으로 보는 규정이 있습니다. 다만 계약서 등 위조·변조하기 쉬운 장부·증거서류로서 다른 법령에 따라 원본을 보존해야 하는 문서, 등기·등록·명의개서가 필요한 자산의 취득·양도 관련 기명날인 또는 서명 계약서, 소송 관련 제출·접수 서류 및 판결문 사본(재발급 가능한 서류 제외), 인가·허가 관련 제출·접수 서류 및 인가증·허가증(재발급 가능한 서류 제외) 등은 전자화문서 보관만으로 보관을 대신할 수 없습니다.

전자화문서 보존 의무를 판단할 때는 해당 문서가 어떤 법령의 보관 대상인지, 원본 보존 의무가 따로 있는지, 전자화 과정에서 내용·형태 동일성이 유지되는지, 공인전자문서센터 보관 여부 등을 함께 확인해야 합니다. 실제 보관 방법·기간·예외 적용 여부는 개별 법령과 거래 성격에 따라 달라질 수 있으므로, 특정 문서나 업종에 대해서는 관련 규정을 별도로 확인해 보시는 것이 좋습니다.