임직원 개인 명의 신용카드로 회사 비용을 결제할 때와 법인 명의 카드로 결제할 때의 증빙 처리 방식은 어떻게 다른가요?

임직원 개인 명의 카드로 회사 비용을 결제해도 지출 자체가 바로 부인되는 것은 아니지만, 법인 명의 카드와 비교하면 증빙 보관·수취 요건이 더 엄격하게 적용됩니다. 핵심은 결제 수단보다 지출증명서류를 어떻게 수취하고 보관했는지입니다.

법인 명의 카드와 개인 명의 카드의 차이

• 법인 명의 카드는 법인세법 시행령 제158조제5항에 따라 신용카드매출전표, 현금영수증, 전자세금계산서·계산서 등 일정 증빙을 받으면 지출증명서류를 보관한 것으로 보아 별도 보관을 생략할 수 있는 경우가 있습니다.
• 임직원 개인 명의 카드로 결제한 경우에는 신용카드업자로부터 거래정보를 전송받지 않으면 지출증명서류를 별도로 수취·보관해야 합니다. 개인카드 거래정보를 전송받지 않는 경우에는 매출전표 원본 등 증빙을 직접 보관해야 한다는 점이 실무상 중요한 차이입니다.

개인카드 사용 시 증빙 처리에서 확인할 점

• 지출증명서류 수취: 신용카드매출전표(직불카드, 외국 발행 신용카드, 기명식선불카드·직불전자지급수단·기명식선불전자지급수단·기명식전자화폐 포함), 현금영수증, 세금계산서, 계산서 중 하나를 받아야 합니다.
• 거래정보 전송 여부: 신용카드업자로부터 거래정보를 전송받아 ERP 등 전사적자원관리시스템에 보관하고, 국세기본법 시행령이 정한 요건을 충족하면 신용카드매출전표를 보관·수취한 것으로 볼 수 있습니다. 전송받지 못하면 원본 증빙 보관이 필요합니다.
• 위장가맹점 여부: 실제 재화·용역을 공급한 가맹점과 다른 가맹점 명의로 작성된 매출전표는 적격 증빙으로 보지 않습니다.

기업업무추진비(접대비) 지출 시 추가 요건

• 법인이 한 차례 접대에 지출한 기업업무추진비가 3만원(경조금은 20만원)을 초과하면 정규영수증을 수취해야 하고, 이를 갖추지 못하면 손금에 산입되지 않을 수 있습니다.
• 기업업무추진비를 신용카드로 지출할 때는 해당 법인 명의로 발급받은 신용카드등을 사용해야 합니다. 다만 법인 명의와 사용인 명의가 함께 기재되고, 대금 상환이 일차적으로 사용인 개인 계좌에서 결제되더라도 최종적으로 법인이 연대 책임지는 형태의 법인 개별카드는 법인 명의 카드로 볼 수 있습니다.
• 재화·용역을 공급하는 가맹점과 다른 위장가맹점 명의로 작성된 매출전표를 받은 경우는 신용카드 사용으로 지출한 기업업무추진비로 보지 않습니다.

실무에서 점검할 순서

1. 결제 카드가 법인 명의인지, 임직원 개인 명의인지 확인
2. 개인카드라면 신용카드매출전표·현금영수증·세금계산서·계산서 중 하나를 받았는지 확인
3. 신용카드업자로부터 거래정보 전송이 되는지, 안 된다면 매출전표 원본 등 증빙을 직접 보관했는지 확인
4. 접대성 비용 등 건당 3만원 초과 지출이면 정규 증빙이 필요한지 확인
5. 가맹점 명의가 실제 공급자와 다른 위장가맹점은 아닌지 확인

개인카드 결제 자체는 금지된다고 단정할 수 없지만, 증빙을 어떻게 수취하고 보관했는지에 따라 경비 인정 여부가 달라지므로, 결제 수단보다 증빙 요건을 먼저 점검하시는 것이 중요합니다. 최신 개정 사항을 별도로 확인해 보시는 것을 권장드립니다.