반찬가게에서 음식 재고를 폐기할 때 어떤 증빙 서류를 보관해야 하나요?

음식 재고를 폐기할 때는 폐기한 품목·수량·날짜·사유와 실제 폐기 사실을 함께 확인할 수 있는 자료를 보관하시는 것이 좋습니다. 정해진 서류 한 가지만 갖추면 되는 것은 아니므로, 장부 기록과 현장 자료를 서로 맞춰 두는 방식이 안전합니다.

다음 자료를 폐기 건별로 모아 두세요.

• 폐기 기록 또는 내부 결재 문서: 품목, 수량, 원가, 폐기일, 폐기 사유(유통기한 경과·변질 등), 담당자와 처리 방법을 기록합니다.
• 폐기 전후 사진이나 영상: 품목과 수량, 폐기하는 모습이 확인되도록 남깁니다. 사진만으로 부족할 수 있으므로 기록·장부와 함께 보관하세요.
• 폐기물 처리업체 자료: 업체에 맡겼다면 처리비 영수증·세금계산서, 수거확인서, 처리내역서 등 품목이나 수량을 확인할 수 있는 자료를 보관합니다.
• 재고 및 장부 기록: 폐기한 수량만큼 재고를 차감하고, 재고 기록과 비용 처리 내역이 일치하도록 정리합니다. 폐기 비용을 따로 지급했다면 그 지출 증빙도 보관하세요.

소량의 반복적인 폐기라도 날짜와 품목·수량을 기록하고 사진을 남기는 등 일정한 방식으로 관리하는 것이 좋습니다. 금액이 크거나 폐기량이 평소보다 많은 경우에는 내부 기록과 사진만으로 실제 폐기를 설명하기 어려울 수 있으므로, 업체의 수거·처리 확인자료처럼 제3자가 확인할 수 있는 자료까지 갖추는 편이 유리합니다. 실제 폐기하지 않고 개인적으로 소비하거나 다른 용도로 사용한 재고는 폐기 비용으로 처리하기 어렵습니다.

부가가치세와 관련해서는, 폐기 사실만으로 매입세액 공제 여부가 새로 결정되는 것은 아니며 매입세액은 사업 관련성 등 공제 요건에 따라 판단됩니다. 장부상 재고를 없애는 처리와 폐기물 처리비 지출을 중복해 비용으로 반영하지 않도록 회계 기록도 함께 확인하세요.