입사 시 제출하는 주민등록등본에는 어떤 정보를 포함해야 하나요?

입사 때 제출하는 주민등록등본에 법으로 정해진 공통 기재항목은 없으며, 회사는 업무 목적에 필요한 정보만 받도록 범위를 정해야 합니다.

개인정보 보호법은 개인정보처리자에게 수집 목적을 분명히 하고 그 목적에 필요한 최소한의 개인정보만 수집하도록 요구합니다. 최소한만 수집했다는 점은 회사가 입증해야 합니다(개인정보 보호법 제3조제1항, 제16조제1항). 따라서 등본 전체를 관행적으로 요구하기보다, 등본이 꼭 필요한 업무가 무엇인지 먼저 정하고 그 업무에 필요한 정보만 확인하는 방식이 바람직합니다.

• 예를 들어 주소 확인만 목적이라면, 등본에 함께 표시되는 세대원 정보까지 수집할 필요가 있는지 따져야 합니다. 목적에 필요하지 않은 세대원 정보는 가림 처리하거나, 필요한 정보만 확인할 수 있는 다른 방법이 있는지 검토할 수 있습니다.
• 등본을 받아 보관한다면 수집 목적과 보유기간을 정하고, 목적이 끝난 뒤에도 보관할 필요가 있는지 점검해야 합니다. 개인정보 처리방침에도 처리 목적과 보유 기간 등 법에서 정한 사항을 밝혀야 합니다(개인정보 보호법 제30조제1항).
• 동의를 받더라도 필요하지 않은 정보까지 폭넓게 수집해도 된다는 뜻은 아닙니다. 동의를 근거로 수집하는 경우에는 목적·항목·보유기간 등을 알려야 하며, 최소한의 정보 외 항목에 동의하지 않았다는 이유만으로 재화나 서비스 제공을 거부해서는 안 됩니다(개인정보 보호법 제15조제2항, 제16조제2항·제3항).

따라서 실제 제출본은 회사에서 확인하려는 항목만 보이게 하고, 목적과 무관한 가족·세대원 정보는 가릴 수 있는지 회사에 요청하는 편이 안전합니다. 다만 어떤 항목이 필요한지는 회사가 등본을 요구하는 구체적인 업무와 관련 법령상 의무에 따라 달라질 수 있습니다. 제공된 기준만으로는 입사 서류로 등본을 반드시 제출해야 한다거나, 모든 회사에서 반드시 확인해야 하는 항목을 단정할 수 없습니다.