공증 서류의 법정 보존 기간은 어떻게 되나요?

공증 서류의 법정 보존 기간은 문서 종류에 따라 3년부터 25년까지이며, 채권에 관한 공정증서 원본은 10년 보존합니다.

「공증 서류의 보존에 관한 규칙」 제5조에 따른 기간은 다음과 같습니다.

• 증서원부: 25년
• 공정증서 원본: 채권에 관한 공정증서와 약속어음 공정증서는 각각 10년, 그 밖의 재산권에 관한 공정증서는 20년
• 정관·인증부·신탁표시부: 20년
• 확정일자부: 15년
• 거절증서 등본 및 송달관계서류: 10년
• 사서증서 인증서 사본 및 그 밖의 서류: 3년

보존기간은 서류 종류에 따라 계산을 시작하는 시점이 다릅니다. 증서원부·인증부·신탁표시부·확정일자부 등 장부는 마지막으로 기재한 다음 해부터, 그 밖의 서류는 작성한 다음 해부터 기산합니다. 예를 들어 장부에 2025년에 마지막으로 기재했다면 2026년부터 기간을 계산합니다.

기간이 끝났다고 공증인이 곧바로 서류를 폐기할 수 있는 것은 아닙니다. 폐기하려면 목록을 작성해 소속 지방검찰청 검사장에게 신고해야 합니다. 또한 보존기간이 지난 뒤에도 특별한 사유로 보존할 필요가 있으면 그 사유가 계속되는 동안 보관해야 합니다.

따라서 필요한 공증 서류를 찾으실 때는 먼저 문서가 공정증서 원본인지, 인증서 사본인지, 송달 관련 서류인지를 구분하고, 작성일 또는 장부의 마지막 기재 연도를 기준으로 보존기간을 살펴보셔야 합니다. 개별 서류의 종류나 특별한 보존 필요성에 따라 실제 폐기 시점은 달라질 수 있습니다.