회사에 제출한 주민등록등본은 보관만 하는 것인가요, 아니면 이를 토대로 별도의 조회를 진행하나요?
주민등록등본을 회사에 제출했다고 해서 회사가 그 등본을 자동으로 다른 기관에 조회하는 것은 아니며, 보통은 제출받은 내용을 확인해 요청한 인사·급여 업무에 사용하거나 보관합니다. 다만 실제 사용·보관 방식은 회사가 밝힌 목적과 내부 절차에 따라 달라집니다.
등본으로 확인할 수 있는 내용에는 주소와 세대 구성 등이 있습니다. 예를 들어 회사가 부양가족 공제 대상 확인을 위해 요청했다면 가족관계나 부양 여부를 확인하는 데 사용할 수 있습니다. 연말정산 안내에서도 부양가족 공제를 받는 근로자에게 등본을 요청하고, 등본으로 가족관계가 확인되지 않으면 가족관계증명서를 제출하도록 안내합니다.
등본 제출과 별도 조회는 구분해야 합니다. 회사가 등본을 받아 보관하는 것만으로 주민등록 전산망이나 다른 기관의 자료를 조회할 권한이 생기는 것은 아닙니다. 제출한 등본을 담당자가 확인하는 것과, 회사가 별도의 전산망을 통해 자료를 조회하거나 제3자에게 제공하는 것은 다른 처리입니다. 별도 조회가 이루어지는지는 제출만으로 단정할 수 없으므로 회사에 확인하셔야 합니다.
회사에는 다음 내용을 물어보실 수 있습니다.
- 등본을 요구한 구체적인 업무 목적과 확인하려는 항목
- 등본 원본·사본을 보관하는지, 내용을 확인한 뒤 파기하는지
- 다른 기관이나 외부 업체에 제공하거나 별도로 조회하는지
- 보관 기간과 파기 시점
- 주민등록번호 뒷자리 등 업무에 필요하지 않은 부분을 가려 제출해도 되는지
개인정보 보호법상 주민등록번호는 법령에서 구체적으로 처리를 요구·허용하는 경우 등 제한된 사유가 있어야 처리할 수 있습니다(제24조의2). 따라서 등본에 주민등록번호 전체가 표시되어 있더라도 회사 업무에 그 전체 번호가 필요한지는 별도로 확인해 보시고, 불필요하다면 뒷자리를 가린 서류로 제출할 수 있는지 문의하시는 편이 안전합니다. 회사가 별도 조회나 제3자 제공을 한다고 답한다면 그 목적과 근거, 제공 범위도 함께 확인하시기 바랍니다.
