부양가족 인적공제 확인을 위해 주민등록등본 사본을 요구받았는데, 업장에 개인정보를 모두 제공해야 하는 것인가요?

부양가족 인적공제를 신청할 때 가족관계 등을 확인하기 위한 서류라는 뜻이지, 등본에 있는 모든 사람의 개인정보를 제한 없이 업장(회사)에 제공해야 한다는 뜻은 아닙니다.

연말정산에서 부양가족 공제를 받으려면 회사가 공제 대상자와의 관계 등을 확인할 수 있는 자료를 요청할 수 있습니다. 보통 주민등록표등본을 제출하고, 등본만으로 가족관계가 확인되지 않으면 가족관계증명서를 요청할 수 있습니다. 부양가족 변동이 없다면 등본 제출을 생략할 수 있는 경우도 있습니다.

다만 개인정보는 처리 목적에 필요한 최소한으로 수집해야 합니다. 개인정보 보호법 제3조와 제16조에 따라 회사는 공제 대상 확인에 필요한 범위를 넘어 개인정보를 요구하지 않도록 해야 하고, 가족관계등록법 제14조제5항도 증명서 제출을 요구할 때 사용 목적에 필요한 최소한의 등록사항이 기록된 증명서를 요구하도록 정하고 있습니다.

따라서 다음처럼 대응하실 수 있습니다.

• 공제받을 가족의 관계나 주소 확인에 필요하지 않은 동거인의 정보는 가릴 수 있는지 회사에 확인해 보세요.
• 주민등록번호 뒷자리 등 확인 목적에 불필요한 정보도 마스킹한 서류를 먼저 제출할 수 있는지 문의하실 수 있습니다. 다만 어떤 항목을 가려도 되는지는 회사가 실제로 확인해야 하는 내용에 따라 달라질 수 있어, 마스킹한 서류가 충분한지는 회사에 확인이 필요합니다.
• 등본에 공제 대상 가족의 관계가 드러나지 않으면 가족관계증명서 등 필요한 서류로 대신 확인할 수 있는지 문의해 보세요.

회사에는 “부양가족 공제 확인에 필요한 항목만 표시해 제출하고 싶습니다. 주민등록번호 뒷자리나 공제와 무관한 가족 정보는 가려도 되는지, 대체 서류가 있는지 알려 주세요”라고 요청하시면 됩니다. 공제 증빙을 제출하지 않으면 연말정산에서 해당 부양가족 공제가 반영되지 않을 수 있으므로, 임의로 필요한 내용을 모두 가리기보다는 회사가 확인할 최소 항목을 안내받아 제출하시는 편이 안전합니다.