모바일 쿠폰 관리대장을 어떻게 작성하고 보관해야 하나요?

모바일 쿠폰(상품권) 관리대장은 세무상 현금성 자산으로서 적격 증빙이 없으므로, 지급 대상·목적·수령 확인 등을 상세히 기록해 두어야 경비로 인정받을 수 있습니다.

• 필수 기재 항목
  1. 지급 일자 – 실제 쿠폰을 발송한 날짜(예: 2025‑04‑15).
  2. 지급 대상자 – 실명 또는 고객·직원 번호 등 식별 가능한 정보.
  3. 연락처 – 문자·카카오톡 발송 기록에 사용된 번호.
  4. 쿠폰 종류 – 브랜드·상품명(예: 스타벅스 아메리카노 T, GS25 1만원권).
  5. 단가·수량 – 개당 금액과 수량을 명시해 총액과 일치하도록 함.
  6. 지급 총액 – 단가×수량의 합계가 회계 장부와 일치해야 함.
  7. 지급 목적 – 고객 후기 이벤트, 직원 근속 보상 등 업무 연관성을 구체적으로 기재.
  8. 지급 방식 – 문자, 카카오톡 등 실제 사용한 전송 수단.
  9. 수령 여부 – 수령 완료·미수령·재발송 등 확인 결과를 기록.
  10. 비고 – 예외 상황, 취소·이중 발송 등 특이 사항을 메모.
• 보관 방법
  • 전자 파일(엑셀·워드 등)로 작성 후 최소 5년간 보관(세법상 보관 의무).
  • 원본 전송 내역(문자·카카오톡 전송 로그)과 카드 전표·구매 명세서를 함께 보관.
  • 접근 권한을 제한하고, 백업을 별도 저장소에 보관해 데이터 손실을 방지.
• 세무 상 주의점
  • 상품권은 부가가치세 면세 대상이므로 세금계산서 대신 카드 전표·관리대장으로 증빙.
  • 관리대장에 누락된 항목이 있으면 경비 부인·가산세 위험이 있음.

위와 같이 체계적으로 작성·보관하면 5월 종합소득세 신고 시 경비 인정에 문제가 없습니다.