연말정산 간소화 서비스에서 제공되지 않는 서류를 근로자로부터 직접 받을 때 기업 담당자가 유의해야 할 점은 무엇인가요?

연말정산 간소화 서비스에서 제공되지 않는 서류를 근로자로부터 직접 수령할 때 기업 담당자는 다음과 같은 사항에 유의해야 합니다.

1. 증빙 서류의 진위 확인: 제출된 서류가 정식으로 발급된 것인지, 위변조된 것은 아닌지 꼼꼼히 확인해야 합니다. 특히 의료비, 기부금 등은 해당 기관에서 발급한 영수증인지 확인하는 것이 중요합니다.
2. 공제 요건 충족 여부 확인: 각 공제 항목별로 법에서 정한 요건을 충족하는지 확인해야 합니다. 예를 들어, 교육비의 경우 해당 교육기관이 법에서 정한 교육기관인지, 월세 세액공제의 경우 임대차 계약서 및 월세 지급 증빙이 적절한지 등을 검토해야 합니다.
3. 자료의 완전성 및 정확성: 제출된 서류에 필요한 정보가 모두 기재되어 있는지, 오류는 없는지 확인해야 합니다. 누락되거나 잘못된 정보가 있다면 추가 자료를 요청하거나 해당 내용을 수정해야 합니다.
4. 개인정보 보호: 근로자가 제출한 서류에는 민감한 개인정보가 포함될 수 있으므로, 관련 법규에 따라 안전하게 보관하고 관리해야 합니다. 불필요한 정보는 파기하고, 접근 권한을 제한하는 등의 조치가 필요합니다.
5. 제출 기한 준수: 연말정산 신고 기한 내에 모든 서류를 취합하여 제출해야 합니다. 기한을 넘기면 공제 혜택을 받지 못할 수 있으므로, 근로자에게 제출 기한을 명확히 안내하고 독려해야 합니다.
6. 미제출 또는 오류 시 처리 방안 안내: 간소화 서비스에서 제공되지 않는 서류 중 일부를 제출하지 못했거나, 제출된 서류에 오류가 있을 경우 근로자가 종합소득세 신고 기간(5월)에 직접 수정하거나 추가 제출할 수 있다는 점을 안내해 줄 수 있습니다.