임직원 헬스장 이용료 법인카드 결제 시 주의사항은 무엇인가요?

임직원의 헬스장 이용료를 법인카드로 결제할 경우, 해당 비용을 복리후생비(체력단련비)로 처리할 수 있습니다. 다만, 세무상 문제가 발생하지 않도록 몇 가지 주의사항을 지켜야 합니다.

결론적으로, 임직원의 헬스장 이용료를 법인카드로 결제 시 복리후생비로 처리 가능하나, 특정 직원에게만 제공하거나 과도한 금액을 지원할 경우 급여로 간주되어 세금 부담이 늘어날 수 있습니다. 따라서 전 직원에게 공통으로 제공하고, 내부 규정에 명시하며, 합리적인 금액을 지원하는 것이 중요합니다.

근거는 다음과 같습니다:

1. 복리후생비 처리 요건:

   • 전 직원 공통 제공: 특정 직급이나 부서에 한정하지 않고 모든 직원에게 공통으로 제공해야 합니다. 특정인에게만 제공 시 급여로 간주될 수 있습니다.
   • 내부 규정 명시: 사내 복리후생 규정이나 인사 규정에 체력단련비 항목을 명확히 기재하고, 지급 조건 등을 구체적으로 명시해야 합니다.
   • 실비 정산 또는 기준 지급: 개인별 이용 내역에 따라 실비 정산하거나, 공통 기준(예: 월 일정 금액 한도)으로 지급하는 방식이 적절합니다. 단순 현금 지급은 주의가 필요합니다.

2. 법인카드 결제 시:

   • 결제 전, 해당 체육시설이 정부에 등록된 사업장인지 확인해야 합니다. 연말정산 시 소득공제 대상이 되려면 등록된 시설이어야 합니다.
   • 결제 증빙(카드 전표, 세금계산서 등)을 반드시 보관하고, 회계 처리 시 '체력단련비' 항목으로 명확히 구분해야 합니다.

3. 통상임금 포함 여부:

   • 체력단련비가 정기적이고 일률적으로 지급될 경우 통상임금에 포함될 수 있으며, 이는 퇴직금 등 산정 기준에 영향을 미칠 수 있습니다. 따라서 지급 방식을 유연하게 설계하여 복지 목적임을 명확히 하는 것이 좋습니다.

4. 증빙 서류:

   • 직원이 회사에 이용을 신청하는 내역(기안서, 이메일 등)과 헬스장 등록 증빙(직원 명의 회원 카드 등)을 갖추는 것이 좋습니다. 법인카드로 결제했더라도 내부 통제 목적상 관련 신청서를 구비해두는 것이 바람직합니다.