회사 업무 중 직원이 개인 차량에 주유한 비용을 여비교통비로 처리해도 되나요?

직원이 개인 소유 차량을 업무 수행에 이용하고 지출한 주유비는 해당 법인의 업무 관련성, 지급 규정, 지출의 통상성 등을 고려하여 사실 판단할 사항이며, 업무와 직접적인 관련이 있는 경우 여비교통비로 손금(비용) 처리가 가능합니다.

다만, 법인세법상 업무용승용차 관련 비용으로 인정받기 위해서는 다음과 같은 요건을 충족해야 합니다.

• 업무 관련성 입증: 해당 주유비가 제조·판매시설 방문, 거래처 방문, 출·퇴근 등 직무와 관련된 업무 수행을 위해 지출되었음을 증빙해야 합니다.
• 증빙 관리: 법인세법상 적격증빙(신용카드 매출전표, 현금영수증, 세금계산서 등)을 수취하여 보관해야 합니다.
• 업무용승용차 비용 특례: 법인 명의가 아닌 임직원 개인 소유 차량의 경우, 원칙적으로 '업무용승용차 관련 비용 특례' 규정(운행기록부 작성, 전용보험 가입 등)의 적용 대상은 아닙니다. 그러나 법인이 임직원에게 지급하는 여비가 사규나 지급 기준에 따라 합리적으로 산정되고 업무 수행을 위해 통상적으로 필요한 범위 내라면 손금으로 인정될 수 있습니다.

주의할 점은 해당 지출이 업무와 무관한 사적 용도로 사용되었거나, 지급 규정 없이 과다하게 지급되는 경우에는 손금으로 인정되지 않거나 해당 직원의 급여(근로소득)로 보아 소득세가 과세될 수 있다는 점입니다. 따라서 사내 여비 지급 규정을 정비하고, 업무 수행 사실을 입증할 수 있는 객관적인 자료를 갖추어 두는 것이 중요합니다.