해외에서 사용한 카드 비용을 여비교통비로 처리해야 하나요, 아니면 접대비로 처리해야 하나요?

해외에서 사용한 카드 비용은 지출 목적과 상대방에 따라 여비교통비로 처리할지, 기업업무추진비(접대비)로 처리할지가 달라집니다. 단순히 해외에서 썼다는 이유만으로 한쪽으로 정해지지 않습니다.

결론부터 보면

• 업무 수행을 위해 이동하면서 든 비용이면 여비교통비로 봅니다.
• 업무와 관련된 외부 사람과 접대·교제·사례 목적으로 쓴 비용이면 기업업무추진비(접대비)로 봅니다.

여비교통비로 볼 수 있는 경우

• 해외여행이 사업의 업무수행상 통상 필요하다고 인정되는 경우 그 여비는 필요경비(또는 손금)로 처리할 수 있습니다.
• 다만 관광여행 허가를 받아 가는 여행, 여행알선업자 등의 단체여행에 응모해 가는 여행, 동업자단체 등이 주최해 주로 관광 목적인 단체여행은 원칙적으로 업무수행상 필요한 해외여행으로 보지 않습니다.
• 해외여행 기간에 업무수행 여행과 인정되기 어려운 여행을 함께 한 경우에는 기간 비율 등으로 안분하여, 업무와 관련 없는 부분은 사업자면 출자금 인출, 종업원(임원·사용인)이면 급여로 처리할 수 있습니다.
• 친족이나 항상 업무에 종사하지 않는 사람을 동반한 경우 그 동반 여비를 사업자가 부담하면 원칙적으로 출자금 인출 또는 급여로 보며, 신체장애로 항상 보좌가 필요한 경우, 국제회의 참석 등에 배우자를 필수 동반하는 경우, 외국어·전문지식을 갖춘 적임자가 없어 임시 위촉한 사람을 동반하는 경우처럼 여행 목적 달성을 위해 필요한 동반으로 인정되는 때만 예외로 봅니다.

기업업무추진비(접대비)로 보는 경우

• 접대, 교제, 사례 또는 이와 유사한 목적으로, 직접적·간접적으로 업무와 관련 있는 자와 업무를 원활하게 진행하기 위해 지출한 금액은 명목과 상관없이 기업업무추진비로 봅니다.
• 지출의 상대방이 사업에 관련 있는 자들이고, 접대 등의 행위로 친목을 두텁게 하여 거래관계의 원활한 진행을 도모하는 목적이면 기업업무추진비에 해당합니다.

해외에서 쓴 접대비의 증빙과 한도

• 한 차례 접대에 3만원(경조금은 20만원)을 초과하는 기업업무추진비는 신용카드·현금영수증, 계산서·세금계산서, 매입자발행세금계산서, 원천징수영수증 같은 적격증명서류를 갖춰야 필요경비·손금에 산입할 수 있습니다.
• 다만 기업업무추진비가 지출된 장소(그 인근 유사 장소 포함)가 현금 외에 다른 지출수단을 취급하지 않아 증거자료를 구비하기 어려운 국외지역에서의 지출은, 지출사실이 객관적으로 명백하면 적격증명서류가 없어도 한도 계산 후 필요경비·손금에 산입할 수 있습니다.
• 농어민으로부터 직접 재화를 공급받는 지출로서 금융회사 등을 통해 지급하고 과세표준 신고 시 송금명세서를 첨부해 제출한 경우도 예외로 인정됩니다.

실무에서 먼저 확인할 것

• 해당 지출이 이동·여행을 위한 비용인지, 접대·교제를 위한 비용인지를 먼저 구분합니다.
• 접대 목적이라면 건당 3만원 초과 여부와 적격증빙 수취 여부를 확인합니다.
• 해외 지출이라도 현금 외 지출수단이 없는 지역인지, 지출사실이 객관적으로 명백한지 같은 예외 요건에 해당하는지도 함께 봅니다.
• 해외여행에 관광이 섞여 있거나 동행자가 있는 경우에는 안분 처리와 소득처분(급여·출자금 인출 등) 문제까지 검토해야 합니다.

해외 사용 카드 전표만으로는 여비교통비인지 접대비인지 단정할 수 없고, 여행 목적·상대방·지출 성격·증빙을 함께 봐야 합니다. 최신 개정 사항을 별도로 확인해 보시는 것을 권장드립니다.