국가나 지자체에 물품을 무상으로 제공할 때 부가가치세 면세 처리를 위해 보관해야 하는 증빙 서류는 무엇인가요?

국가·지방자치단체 등에 물품을 실제로 대가 없이 제공하고 법정 수령자 요건을 충족하면 부가가치세 면세 대상이 될 수 있지만, 제공된 근거에는 이를 위해 반드시 제출·보관해야 하는 별도의 정형 면세증명서가 규정되어 있지 않습니다.

부가가치세법 제26조제1항제20호는 국가·지방자치단체·지방자치단체조합 또는 대통령령으로 정하는 공익단체에 무상으로 공급하는 재화·용역을 면세 대상으로 둡니다. 따라서 받는 곳이 단순히 ‘공공기관’이라는 이유만으로 면세되는 것은 아니며, 법에서 정한 수령자에 해당하는지와 실제로 대가를 받지 않았는지를 확인해야 합니다. 물품을 제공한 대가로 돈이나 다른 경제적 이익을 받았다면 무상공급으로 보기 어려울 수 있습니다.

별도 정형서류가 확인되지 않는 경우에도, 나중에 거래의 상대방·무상 제공 사실·물품 내역을 설명할 수 있도록 다음 자료를 함께 보관하시는 것이 실무상 안전합니다.

• 제공 목적과 승인 내용을 적은 내부 결재서 또는 기부·무상제공 확인서
• 물품명, 수량, 제공일, 장부상 금액을 확인할 수 있는 출고·재고 기록
• 수령기관의 인수증, 납품확인서 또는 수령 사실을 확인하는 공문
• 물품을 받은 기관이 법정 수령자임을 확인할 수 있는 자료와 관련 계약·공문

면세 거래에는 부가가치세 세금계산서 발급의무가 면제되지만, 해당 거래가 소득세법 또는 법인세법상 계산서 발급 대상인 경우에는 계산서 또는 영수증 발급 여부를 별도로 검토해야 합니다. 따라서 부가가치세 면세 증빙과 회계상 거래 증빙은 구분해 챙기시는 편이 좋습니다. 물품의 원가·재고 감소 기록도 회사의 회계처리 기준에 따라 장부에 반영하시되, 원가로 처리하면 된다고 일률적으로 단정할 수는 없습니다.