온라인으로 문서를 제출해야 하는데 직인은 어떻게 처리해야 하나요?

온라인으로 직인을 받아야 한다면 상대방이나 제출기관이 허용하는 방식부터 확인하고, 가능하면 직인 이미지보다 전자서명을 받는 편이 안전합니다.

• 일반 계약서·확인서라면 당사자끼리 전자서명 방식에 동의한 뒤 온라인 전자서명을 받을 수 있습니다. 전자서명은 전자적 형태라는 이유만으로 효력이 부인되지 않고, 법령이나 당사자 간 약정에 따라 서명·날인 방식으로 선택한 경우 그 효력이 인정됩니다(전자서명법 제3조).
• 상대방이 단순히 직인 이미지를 붙여 달라고 한다면 이미지 파일을 문서에 삽입해 회신하는 방식이 가능할 수 있지만, 이미지 자체만으로 누가 날인했는지 분쟁 시 확인하기 어려울 수 있습니다. 중요한 계약이라면 서명자 확인과 서명 기록이 남는 전자서명을 권합니다.
• 관공서·특허청 등 온라인 제출은 일반 계약과 다를 수 있습니다. 제출기관이 정한 전자서명·인증 방식과 서류별 제출 규칙을 따라야 합니다. 예를 들어 부동산 거래 관련 일부 전자신고는 실지명의 확인이 가능한 인증서로 본인확인을 하도록 정하고 있고, 특허 온라인 제출은 전자서명에 필요한 인증서를 사용하도록 정하고 있습니다.

따라서 먼저 제출 화면이나 안내문에서 전자서명·인증서가 필요한지, 직인 이미지 첨부를 인정하는지 확인하세요. 이미지 날인만 허용된다면 직인 이미지를 문서에 넣어 PDF로 제출하고, 전자서명이나 인증을 요구한다면 이미지로 대신하지 말고 해당 절차를 이용해야 합니다. 전자문서도 전자적 형태라는 이유만으로 법적 효력이 부인되지는 않지만, 제출처가 정한 형식과 본인확인 요건은 별도로 지켜야 합니다.