임대인에게 지급한 건물 공용 배수관 수리비 분담금을 사업상 경비로 인정받기 위해 필요한 증빙 서류는 무엇인가요?

임차인이 임대인에게 보낸 분담금을 사업상 경비로 인정받으려면 실제로 사업과 관련해 부담한 비용이라는 점과 분담액을 객관적으로 입증해야 하며, 송금 내역만으로는 부족할 수 있습니다.

임차인은 다음 자료를 함께 보관하시는 것이 좋습니다.

• 임대차계약서와 공용 배수관 수리비를 공동 부담하기로 한 합의서 또는 임대인의 정산 안내문
• 수리업체의 수리 내역서·청구서와 임대인이 받은 세금계산서, 카드전표 등 원거래 증빙 사본
• 총 수리비, 각 임차인의 분담 기준·금액이 표시된 정산서
• 임차인이 임대인에게 송금한 이체확인증 또는 계좌거래내역

사업소득의 필요경비를 계산하는 사업자는 비용 증빙을 받아 확정신고기간 종료일부터 5년간 보관해야 합니다. 사업과 관련해 사업자로부터 재화나 용역을 공급받고 대가를 지급하는 거래라면 원칙적으로 세금계산서·계산서·신용카드매출전표·현금영수증 등 법정 증빙을 받아야 합니다. 다만 거래 건당 부가가치세 포함 3만 원 이하 등 법령상 예외가 있습니다.

이번처럼 수리업체의 증빙이 임대인 명의로 발급되고 임차인은 임대인에게 분담금만 송금했다면, 그 증빙이 임차인 명의의 세금계산서 등으로 바뀌는 것은 아닙니다. 따라서 임차인의 송금증과 정산자료는 실제 부담을 입증하는 데 중요하지만, 그 자료만으로 필요경비 인정이나 매입세액 공제가 자동으로 보장되지는 않습니다. 특히 임차인이 부담하기로 한 근거, 사업 관련성, 비용의 성격을 함께 확인해야 합니다.

임대인과 수리업체 사이의 증빙, 임차인별 분담합의·산정내역, 송금내역을 한 묶음으로 보관하시고, 임대인에게 임차인별 정산서를 받아 두시는 것이 좋습니다. 임차인이 근로소득자라면 사업상 필요경비 규정이 그대로 적용되는 것은 아니므로, 이 답변은 사업소득이 있는 임차인을 전제로 합니다.