해외 출장 시 발생하는 일비(식비, 통신비 등)는 어떤 계정과목으로 처리하나요?

해외 출장 일비는 실제 지출을 정산하는지, 정액으로 지급하는지에 따라 처리 방식이 달라지며, 계정과목은 보통 ‘여비교통비’ 또는 ‘출장비’로 처리합니다.

• 실제 지출을 정산하는 경우: 업무상 출장에 필요한 식비·통신비 등을 영수증과 출장 내역에 따라 정산하고, 회사의 회계정책에 맞는 계정과목으로 기록하시면 됩니다. 여비교통비로 모아 처리하거나, 회사가 세부 비용을 구분한다면 성격별 계정으로 나누어 기록할 수 있습니다.
• 하루 일정액을 지급하는 경우: 지급액 전부가 자동으로 세무상 비용 인정되거나 비과세되는 것은 아닙니다. 출장 목적과 기간, 사내 여비 규정, 실제 필요한 비용 수준이 합리적인지 살펴야 합니다. 실비변상 정도를 넘는 금액은 직원(근로자)의 급여로 처리될 수 있습니다.

사업자나 직원의 국내·해외 출장 여비는 사업 또는 법인의 업무 수행에 통상 필요한 범위에서 비용으로 인정될 수 있습니다. 지급 기준은 여비 규정 등 합리적인 기준에 두고, 출장 목적·기간·업무 내용과 지급 사실을 확인할 수 있도록 출장신청서·출장보고서·정산서와 영수증 등 객관적인 자료를 갖추어 두는 것이 좋습니다. 정액 일비를 지급했더라도 실제 지출 내역과 업무 관련성이 불분명하거나 규정상 기준을 크게 초과하면, 초과분이 직원 급여로 판단될 수 있습니다.

따라서 식비·통신비가 일비에 포함되어 있다면 같은 비용을 별도로 다시 정산하지 않도록 하고, 실제 사용액을 별도 지급한다면 일비와 중복되는지 구분해 기록하세요. ‘출장비’와 ‘여비교통비’ 중 어느 계정과목을 쓸지는 회사의 계정과목 체계에 맞춰 일관되게 정하면 되며, 계정 이름만으로 비용 인정 여부가 결정되지는 않습니다.