임직원 개인 차량을 법인 업무에 무상으로 사용한다는 계약서를 작성하는 것이 경비 처리에 도움이 되나요?

임직원 개인 차량을 무상으로 업무에 사용한다는 계약서는 작성해 두면 차량을 업무에 사용하도록 허락받았다는 점을 설명하는 보조자료가 될 수 있지만, 유류비의 법인 비용 처리를 보장하지는 않습니다.

계약서에는 차량 소유자와 차량 정보, 사용 기간·업무상 사용 범위, 차량을 무상으로 사용한다는 내용, 유류비 등 실제 업무 지출의 정산 방법을 구분해 적어 두는 편이 좋습니다. 특히 계약서에는 ‘무상 사용’이라고 해 놓고 회사가 개인 사용분까지 부담하는 것처럼 보이지 않도록, 실제 운영과 계약 내용이 일치해야 합니다.

유류비를 법인 비용으로 처리하려면 계약서만 보관하지 말고 다음 자료도 함께 연결해 두세요.

• 법인카드 전표 등 유류비 지출 증빙
• 운행일·방문 장소·업무 목적·업무 주행거리 등 실제 업무 사용 내역
• 외근 일정이나 거래처 방문 기록 등 업무 목적을 뒷받침하는 자료
• 직원이 먼저 결제했다면 정산액과 지급 사실을 확인할 수 있는 자료

개인 소유 차량은 법인 소유·임차 업무용승용차에 적용되는 비용 특례와 동일하게 취급된다고 단정하기 어렵습니다. 따라서 계약서는 사용 관계를 설명하는 자료로 활용하고, 비용은 실제 업무 관련성이 확인되는 범위에서 처리하는 것이 안전합니다.