회사가 직원에게 관리비를 별도로 청구할 때 어떤 자료를 보관해야 하나요?
회사가 직원에게 관리비를 별도로 청구한다면 청구액의 산정 근거와 실제 지출·수납 내역을 서로 맞춰 볼 수 있도록 자료를 함께 보관하시는 것이 좋습니다. 다만 민간임대주택 임대사업자에게 적용되는 별도 장부 의무는 회사가 그 법에 따른 임대사업자인 경우에 적용됩니다.
보관할 자료
- 관리비 산정·배분 자료: 월별 항목별 비용 내역, 직원별 부담액 계산표, 세대·인원·사용량 등 배분 기준과 적용 근거
- 실제 지출 증빙: 전기·수도·가스 등 공급자의 청구서와 영수증, 세금계산서 또는 카드전표, 계좌이체 내역 등
- 직원별 청구·수납 자료: 직원별 청구 금액과 청구일, 급여에서 공제했는지 또는 별도 입금받았는지, 수납일과 수납액을 확인할 수 있는 내역
- 정산 자료: 실제 비용과 직원에게 청구한 금액의 차이, 환급·추가 청구 내역 및 그 근거
이 자료들이 있으면 직원에게 청구한 금액이 어떤 비용을 어떤 기준으로 나눈 것인지, 실제로 납부·수납되었는지를 설명하기 쉽습니다. 회사가 관리비를 실제 부담액 그대로 나누어 받는 구조인지, 별도 관리용역의 대가를 받는 구조인지에 따라 부가가치세 처리도 달라질 수 있으므로 청구서의 항목과 회계처리가 일치하는지 확인하셔야 합니다.
보관 기간과 적용되는 별도 의무
부가가치세 신고와 관련된 장부 및 발급·수취한 세금계산서·영수증은 해당 거래 과세기간의 확정신고기한이 지난 뒤 5년간 보관해야 합니다. 전자 형태로도 보관할 수 있습니다. 다만 전자세금계산서를 발급하고 발급명세를 국세청에 전송한 경우에는 해당 세금계산서 등의 보관 예외가 있습니다.
회사가 「민간임대주택에 관한 특별법」상 임대사업자라면, 관리비와 사용료의 징수 내역 및 사용 명세 장부를 따로 작성하고 증명자료와 함께 보관해야 하며, 임차인 또는 임차인대표회의가 열람할 수 있게 해야 합니다. 이 의무는 모든 회사가 직원에게 비용을 청구할 때 자동으로 적용되는 것은 아닙니다.
따라서 우선 월별로 ‘항목별 실제 비용 → 직원별 배분 → 청구·수납 또는 급여공제 → 차액 정산’이 연결되는 자료를 한 묶음으로 보관하시고, 회사가 민간임대주택 임대사업자에 해당하는 경우에는 별도 장부·열람 의무도 반영하시면 됩니다.
