법인 주주에게 법인차량이 아닌 개인차량의 실제 사용 주유비를 지급할 때, 이를 차량유지비가 아닌 복리후생비로 반영할 수 있나요?

주주 개인차량의 실제 주유비를 지급했다는 이유만으로 복리후생비로 처리할 수 있는 것은 아닙니다. 회사 업무에 사용한 사실과 지급액이 객관적으로 확인되면 사업 관련 비용으로 손금에 반영할 여지는 있지만, 계정과목은 실질에 맞게 정하고 사적 사용분은 제외해야 합니다.

법인세법상 손금은 법인의 사업과 관련해 발생한 통상적인 비용이거나 수익과 직접 관련된 비용이어야 합니다. 따라서 주주라는 지위만으로는 비용 처리가 정당화되지 않습니다. 주주가 실제 직원(근로자)인지, 해당 차량을 회사 업무에 사용했는지, 지급액이 업무 사용분에 대응하는지를 함께 살펴야 합니다.

• 회사 업무용으로 실제 운행한 주유비를 실비로 정산한 경우: 거래처 방문 등 업무 목적과 운행 사실, 주유 영수증, 정산 내역을 갖춰 사업 관련 차량비용 등 실질에 맞는 계정으로 처리하는 편이 적절합니다. 명칭을 복리후생비로 바꾸더라도 업무 관련성이 없는 지출이 손금으로 인정되는 것은 아닙니다.
• 주주의 개인용 운행분이 섞인 경우: 개인 사용분까지 회사 비용으로 처리하면 업무와 직접 관련 없는 지출로 보아 손금불산입될 수 있습니다. 업무·개인 사용을 구분할 자료가 부족하면 업무 관련 금액을 입증하기 어려울 수 있습니다.
• 복리후생비로 처리하려는 경우: 법인세법 시행령은 복리후생비로 인정되는 항목을 열거하고, 그 밖의 비용도 임직원에게 사회통념상 타당한 범위에서 지급하는 유사 비용이어야 한다고 정합니다. 특정 주주에게 개인차량 주유비를 지급하는 것은 통상적인 복리후생비라고 단정하기 어렵습니다. 모든 임직원에게 공통 기준으로 제공하는 지원인지, 실제 근로 제공과 업무 사용에 따른 정산인지가 중요합니다.

실무상 회사 업무용 주행거리와 목적, 차량별·일자별 주유 및 정산 내역, 영수증, 사내 지급기준을 함께 보관하시고, 주주에게 지급한 금액이 개인적 사용 보전인지 업무 출장 실비인지 구분해 회계 처리하시는 것이 안전합니다. 실제 업무 사용에 대한 정산이라면 복리후생비로 분류하기보다 차량 관련 비용 등 실질에 맞는 계정으로 처리하는 것이 타당합니다.