폐업 시 고정자산을 폐기할 때 증빙으로 필요한 폐기 확인 자료는 구체적으로 어떤 것인가요?

폐기 확인 자료는 자산을 실제로 버리거나 철거했다는 사실과 시점을 뒷받침하는 자료를 말합니다. 다만 모든 경우에 반드시 제출해야 하는 하나의 정해진 서류가 있는 것은 아니며, 아래 자료를 상황에 맞게 모아 두시면 됩니다.

• 폐기 업체의 확인서·인수증: 자산의 종류와 수량, 폐기 또는 반출 날짜, 처리 업체가 표시된 자료
• 철거·폐기 전후 사진이나 영상: 자산이 무엇이었는지, 실제로 철거·폐기됐는지 확인할 수 있는 자료
• 폐기·철거 계약서와 비용 영수증: 업체에 맡겼다면 계약 내용과 비용 지급 내역
• 내부 폐기결재서나 회의록: 폐기 사유, 대상 자산, 승인일과 실제 처리일을 기록한 자료
• 자산대장 및 장부 기록: 자산의 취득가액, 감가상각누계액, 폐기일과 장부에서 제거한 내역

업체를 통하지 않고 직접 폐기한 경우에는 내부 폐기 기록과 사진, 운반·처리 비용 자료 등 여러 자료를 함께 보관해 폐기 사실을 설명할 수 있도록 하는 편이 좋습니다. 서류 한 장만으로 충분한지보다 자산대장·장부와 실제 폐기 자료의 내용과 날짜가 서로 맞는지가 중요합니다.

세무상 비용 처리는 실제 폐기 사실만으로 항상 인정되는 것은 아닙니다. 개인사업자는 소득세법 시행령 제67조제6항의 요건에 해당하는지, 법인은 법인세법 시행령 제31조제7항의 요건에 해당하는지를 별도로 살펴야 합니다. 특히 임차한 사업장의 원상회복을 위한 시설물 철거라면 임대차계약서와 원상회복·철거 내역도 함께 보관해 두시는 것이 좋습니다.