적요 작성 기준은 무엇인가요?

적요는 거래의 상대방·목적·내용을 짧고 구체적으로 설명하는 기록란으로, 계정과목과 증빙만으로 분명하지 않은 거래의 성격을 보완하도록 작성하시면 됩니다.

작성 기준

• 누구와 거래했는지: 거래처나 사용처를 적습니다.
• 무엇을 위해 썼거나 받았는지: 회의, 광고, 사무용품 구입 등 거래 목적을 적습니다.
• 어떤 거래인지: 비용·수입의 성격이 드러나게 씁니다.
• 증빙과 일치시키기: 영수증·세금계산서·계약서 등에 표시된 거래 내용과 맞추고, 실제 지출 목적을 기록합니다.
• 같은 유형은 같은 표현으로 관리하기: 일정한 문구와 분류 방식을 쓰면 장부를 검색하고 거래를 모아 확인하기 쉽습니다.

예를 들어 ○○호텔만 적기보다는 ○○호텔 거래처 회의 식대처럼 사용처와 목적을 함께 적는 편이 명확합니다. 잡비, 기타처럼 포괄적인 표현이나 내부에서만 통하는 약어만 적으면 거래 내용을 나중에 확인하거나 설명하기 어려울 수 있습니다.

실무상 주의할 점

적요는 거래를 설명하는 보조 기록이지, 영수증이나 세금계산서 같은 거래 증빙을 대신하는 것은 아닙니다. 적요에 업무 목적을 써 두었다고 해서 그 지출이 자동으로 세법상 비용으로 인정되는 것도 아닙니다. 계정과목은 거래의 성격에 맞게 정하고, 적요는 그 계정과목을 뒷받침하도록 작성하세요.

법인카드 사용 내역도 사용처만 남기지 말고, 회의·출장·비품 구입 등 실제 목적을 확인해 적요를 보완하는 것이 좋습니다. 여러 차량이나 프로젝트의 비용을 따로 관리해야 한다면 차량번호나 프로젝트명을 일정한 방식으로 함께 기록하면 추후 집계에 도움이 됩니다. 회계처리 결과가 달라질 수 있는 거래는 적요만으로 판단하지 말고 계약서·영수증 등 증빙과 거래 실질을 함께 살펴보셔야 합니다.