법인이 대신 납부한 비용을 상대방에게 청구할 때 갖춰야 할 증빙 서류는 무엇인가요?

실제 대납이라면 대납 약정·구매 증빙·지급 내역·정산 및 회수 내역을 한 건으로 연결해 보관하시는 것이 중요합니다. 상대방에게 청구한 금액이 실제 지출액의 정산인지, 법인이 물품을 사서 되판 대금인지 증빙으로 구분할 수 있어야 합니다.

다음 자료를 거래별로 모아 두세요.

• 대납 근거: 상대방의 구매 요청서, 계약서·약정서, 이메일 등 누가 무엇을 대신 지급하기로 했는지 확인되는 자료
• 구매 증빙: 공급자가 발급한 세금계산서·계산서·신용카드 매출전표·현금영수증 등. 실제 공급받는 자가 누구인지도 거래 실질과 맞는지 확인하세요.
• 지급 증빙: 법인 계좌이체 내역이나 법인카드 전표 등 법인이 실제 비용을 지급한 자료
• 정산·회수 증빙: 상대방에게 보낸 정산서나 청구 내역, 상대방의 입금 내역, 대납액과 회수액을 대조한 장부 기록

법인세법 제116조는 법인이 사업 관련 거래의 증명서류를 작성하거나 받아 법인세 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관하도록 하고, 일정한 사업자로부터 재화·용역을 공급받고 대가를 지급하는 경우에는 법에서 정한 증명서류를 받아 보관하도록 정합니다. 다만, 이 규정만으로 상대방 명의의 영수증이 언제나 법인의 매입 증빙이나 매입세액 공제 자료가 되는 것은 아닙니다. 공급받는 자와 거래 실질이 맞는지 따로 살펴야 합니다.

실제 지출액만 그대로 돌려받는 대납과 별도 대행수수료를 받는 경우도 구분해 기록하세요. 수수료가 있다면 대납 원금과 섞지 말고 별도로 표시하는 편이 안전합니다. 법인이 자기 책임으로 물품을 매입해 상대방에게 판매한 거래라면 단순 대납과 달리 매입·매출 거래로 처리할 수 있습니다.