상계합의서 없이 구두 합의만으로 상계 전표를 입력해도 되나요?

상계합의서가 반드시 있어야만 상계 전표를 입력할 수 있는 것은 아니며, 구두 합의로도 상계가 성립할 수 있습니다. 다만 실제 채권·채무와 합의 내용을 입증하기 어렵다면 전표만으로는 회계처리의 근거가 약해질 수 있으므로, 서면이나 다른 자료로 확인할 수 있게 남겨 두시는 것이 안전합니다.

민법 제492조에 따르면 서로 같은 종류의 채무를 부담하고 양쪽 모두 이행기가 도래하면, 원칙적으로 대등한 금액만큼 상계할 수 있습니다. 당사자가 별도로 상계하기로 합의하는 방식도 가능하며, 민법 제493조는 상계를 상대방에 대한 의사표시로 하도록 정하고 있습니다. 이 조항들에는 상계 의사표시를 반드시 서면으로 해야 한다는 요건은 없습니다. 따라서 구두로 상계하기로 명확히 합의했다면, 서면 합의서가 없다는 이유만으로 상계가 당연히 무효가 되는 것은 아닙니다.

다만 상계 전표는 거래와 합의를 대신하는 문서가 아니라 회계기록입니다. 실제로 서로에게 지급할 채권·채무가 있는지, 채무의 종류와 금액이 맞는지, 상계할 금액과 적용일에 서로 동의했는지를 확인한 뒤 전표를 입력해야 합니다. 상계 요건이 충족되지 않았거나 상대방이 합의 사실을 부인하면 채권·채무 잔액과 손익·세무처리가 문제 될 수 있습니다.

실무적으로는 구두 합의만으로 처리해야 한다면 다음 자료를 함께 보관해 두세요.

• 거래명세서, 계약서, 세금계산서 등 각 채권·채무의 발생 근거
• 합의한 날짜, 상계할 채권·채무, 금액, 상계일을 적은 내부 메모나 회의록
• 상대방이 합의 내용을 확인한 이메일·문자·메신저 기록 또는 정산내역서
• 상계 전표와 전표 승인·검토 기록

가능하면 사후라도 거래처와 상계 확인서 또는 정산서를 작성해 쌍방이 확인하도록 하십시오. 특히 금액이 크거나 거래처와 이견이 있는 경우에는 전표 입력 전에 합의 사실과 상계 요건을 확인하는 편이 좋습니다. 법인세 계산에서 대손충당금을 설정하는 상황이라면, 당사자 간 상계 약정 여부가 충당금 설정 기준에 영향을 줄 수 있으므로 해당 약정과 잔액을 별도로 검토해야 합니다.