시말서 제출을 요구받았을 때 사실관계와 의견을 구분하여 작성하는 방법은 무엇인가요?

시말서를 작성할 때는 확인 가능한 사실과 본인의 해석·입장을 항목을 나누어 적고, 사실과 다른 잘못 인정이나 반성·사죄 표현은 그대로 쓰지 않는 방식이 안전합니다.

사실관계는 시간순으로

먼저 발생한 일을 객관적으로 정리합니다. 언제·어디서·무슨 일이 있었는지, 본인이 직접 한 행동과 당시 확인한 내용을 중심으로 쓰세요. 직접 보거나 확인하지 않은 내용은 단정하지 말고, 기억이 분명하지 않으면 그 점을 표시합니다. 메일·메신저·업무기록 등 자료가 있다면 어떤 사실을 뒷받침하는지 함께 적거나 첨부할 수 있습니다.

의견과 책임에 관한 입장은 따로

사실을 적은 뒤 별도 항목에 회사의 지적 중 동의하는 부분과 동의하지 않는 부분을 구분합니다. 회사의 주장과 다른 사실이 있다면 그 차이를 구체적으로 설명하고, 본인이 확인할 수 없는 내용은 추측하지 마세요. 잘못을 인정하거나 사과하는 문구는 사실관계와 별개인 본인의 의사표시이므로, 사실과 다르거나 동의하지 않는다면 억지로 적기보다 해당 표현에는 동의하지 않는다는 점을 밝히고 사실 설명은 제출하겠다고 할 수 있습니다.

예를 들어 회사 양식에 ‘깊이 반성하며 모든 책임을 감수하겠습니다’라고 적혀 있어도 그 문구에 동의하지 않는다면, 사실 설명 부분만 작성하고 동의하지 않는 표현은 삭제하거나 별도 의견을 덧붙이는 방식을 고려할 수 있습니다. ‘앞으로 같은 일이 없도록 절차를 확인하겠다’처럼 실제로 실행할 수 있는 재발 방지 조치는 사실과 구분해 적으세요.

작성 예시

• 사실관계: “○월 ○일 ○시경 ○○ 업무를 처리했습니다. 당시 확인한 내용은 ○○이며, 관련 기록은 첨부한 자료와 같습니다.”
• 본인 의견: “회사에서 지적한 ○○ 부분은 제가 확인한 사실과 다릅니다. 제가 직접 확인한 범위에서는 ○○였습니다.”
• 향후 조치: “관련 절차를 다시 확인하고, 같은 상황이 발생하면 담당자에게 확인한 뒤 처리하겠습니다.”

문서 제목이 ‘시말서’인지 ‘경위서’인지만으로 판단하기보다 실제로 요구하는 내용이 무엇인지 살펴보세요. 제출한 문서의 사본과 회사가 작성하라고 한 양식·요구 내용을 보관해 두는 것도 좋습니다.