퇴근 시간 기록이 없을 경우를 대비하여 취업규칙이나 근로계약서에 어떤 조항을 넣을 수 있나요?

퇴근 기록이 누락된 경우를 대비해 근로시간을 확인·정정하는 절차는 둘 수 있지만, 기록이 없다는 이유만으로 퇴근 시각을 임의로 정하거나 임금을 일률적으로 삭감하는 조항은 피해야 합니다. 실제 근로시간은 확인 가능한 자료와 업무 상황을 바탕으로 산정해야 합니다.

취업규칙에는 아래처럼 기록 방법, 누락 신고·정정, 회사의 확인·보관 절차를 정하고, 근로계약서에는 해당 근로자의 출퇴근 기록 방식과 근무시간을 적는 방식이 적절합니다.

취업규칙 예시

제○조(출퇴근 및 근로시간 기록)
① 근로자는 회사가 정한 전자기록시스템 등으로 실제 출근 및 퇴근 시각과 휴게시간을 기록한다.
② 출퇴근 기록을 누락하거나 기록 내용에 오류가 있는 경우, 근로자는 그 사유와 실제 근로시간을 확인할 수 있는 내용을 회사에 지체 없이 알리고 정정을 요청한다.
③ 회사는 근로자의 정정 요청과 업무지시·업무처리 내역 등 확인 가능한 자료를 살펴 실제 근로시간을 확인하고, 확인 결과를 근로자에게 알린다. 근로자는 확인 결과에 이견이 있으면 관련 자료를 제출해 재확인을 요청할 수 있다.
④ 근로시간은 휴게시간을 제외하여 산정한다. 다만, 작업을 위해 사용자의 지휘·감독 아래 대기한 시간은 근로시간으로 본다.
⑤ 기록이 누락되거나 시스템에 오류가 있다는 사정만으로 해당 시간의 근로를 없었던 것으로 보거나 임금을 자동 삭감하지 않는다. 실제 근로시간은 확인 가능한 자료와 업무 상황을 종합하여 산정한다.

근로계약서 예시

근로시간 및 출퇴근 기록: 소정근로일·시업 및 종업 시각·휴게시간은 별도로 정한 근무표(또는 계약서 기재 내용)에 따른다. 근로자는 회사가 정한 방식으로 실제 출퇴근 시각을 기록하고, 기록 누락이나 오류가 있으면 회사에 정정 요청을 한다. 회사는 확인 가능한 자료를 검토하여 실제 근로시간을 확인한다.

근로기준법상 일반적인 근로시간 한도는 휴게시간을 제외하고 1주 40시간, 1일 8시간이며, 당사자 합의가 있으면 1주 12시간 한도에서 연장할 수 있습니다. 근로시간 산정 때 사용자의 지휘·감독 아래 있는 대기시간도 포함됩니다(근로기준법 제50조·제53조). 출장 등 사업장 밖에서 일해 시간을 산정하기 어려운 경우에는 별도의 산정 기준이 적용될 수 있으므로, 일반적인 출퇴근 기록 조항만으로 모든 근무형태를 처리하지 않는 편이 안전합니다(근로기준법 제58조).

취업규칙을 적용한다면 근로자가 자유롭게 볼 수 있도록 게시하거나 갖추어 두어야 합니다(근로기준법 제14조). 또한 근로계약서 조항이 법정 기준보다 낮은 근로조건을 정하면 그 낮은 부분은 무효가 될 수 있습니다(근로기준법 제15조). 실제 운영에서는 근로자가 정정 요청을 할 수 있는 방법과 회사의 검토 담당자·처리 기한을 함께 정하고, 기록과 정정 내역을 일관되게 보관하는 것이 좋습니다.