질병으로 인한 퇴사 전에 회사에 병가나 휴직을 요청했다는 기록은 어떤 방식으로 남겨야 하나요?

질병 퇴사 전에 병가·휴직을 요청한 기록은 요청한 날짜와 내용, 회사의 답변이 함께 확인되도록 서면이나 전자기록으로 남기시는 것이 좋습니다. 별도의 법정 양식이 정해져 있다고 보기는 어렵고, 나중에 질병으로 업무를 계속하기 어려웠는지와 회사에서 대안을 검토했는지를 설명할 자료로 보관하는 목적입니다.

이렇게 남겨두세요

1. 회사에 서면으로 요청하세요. 이메일, 사내 메신저, 전자결재 등 발신·수신 시점과 내용이 확인되는 방법을 이용하세요. 직접 말로 요청했다면, 면담 뒤에 “오늘 면담에서 병가(또는 휴직)를 요청드렸고 답변은 ○○로 이해했다”는 취지의 이메일을 보내 기록을 남기세요.
2. 요청 내용은 구체적으로 적으세요. 질병으로 현재 업무 수행에 어떤 어려움이 있는지, 병가·휴직을 원하는 기간이나 시작일, 진료·치료 일정, 진단서 등 제출 가능한 자료를 적습니다. 업무 변경이나 근무시간 조정도 가능하다면 그 대안도 함께 요청해 보세요.
3. 회사의 답변을 보관하세요. 승인·거절 여부와 이유, 휴직 대신 제안된 업무나 조치, 답변 날짜를 남기세요. 답변이 구두로만 왔다면 이메일로 답변 내용을 확인해 달라고 보내는 방식이 도움이 됩니다.
4. 증빙을 함께 보관하세요. 요청·답변 이메일 원본, 메신저 대화 내보내기나 화면 갈무리, 전자결재 내역, 면담 일시와 참석자 메모, 진단서·진료확인서 등을 개인적으로 보관하세요. 회사 시스템을 이용했다면 퇴사 전에 적법하게 열람·보관할 수 있는 범위에서 사본을 확보해 두세요.

주의할 점

진단서만으로는 회사에 휴직을 요청했는지, 회사가 병가·휴직이나 업무 변경을 허용할 수 있었는지가 드러나지 않을 수 있습니다. 반대로 요청 기록만으로 질병 때문에 퇴사할 수밖에 없었다는 점이 자동으로 인정되는 것도 아닙니다. 질병으로 업무가 곤란했다는 의료자료와 회사에 대안을 요청하고 받은 답변을 함께 정리해 두시는 것이 좋습니다.

퇴사 사유를 설명할 때에는 실제 요청·답변과 맞게 기록하고, 사후에 내용을 고치거나 당시 없었던 자료를 만든 것처럼 보이게 해서는 안 됩니다. 병가·휴직 제도의 유무와 유급·무급 여부는 사업장 규정에 따라 달라질 수 있으므로, 취업규칙이나 단체협약도 함께 확인해 두세요.