구두로 연차 사용을 승인받고 일주일 전에 신청서를 제출하는 방식이 가능한가요?

연차 사용일이 일주일 남았을 때 신청서를 내는 것도 가능할 수 있고, 법에 정해진 일률적인 ‘최소 며칠 전 신청’ 기한은 제시되어 있지 않습니다. 다만 회사의 사전 신청 절차와 실제 운영 상황에 따라 달라질 수 있습니다.

근로기준법 제60조제5항에 따라 연차는 원칙적으로 근로자(직원)가 청구한 시기에 사용합니다. 그 시기에 휴가를 주면 사업 운영에 막대한 지장이 있는 경우에만 회사가 사용 시기를 변경할 수 있습니다. 따라서 회사가 정한 절차에 따라 사용일을 일주일 전에 신청하도록 하는 것 자체가 곧바로 위법이라고 단정할 수는 없지만, 회사가 신청을 받지 않거나 단순히 승인을 거부해 연차 사용을 막을 수 있다는 뜻은 아닙니다.

다만 회사가 먼저 “그날 연차를 쓰라”고 구두로 지시한 상황이라면, 본인이 청구한 연차와 회사가 지정한 휴무를 구분해 기록해 두시는 게 좋습니다. 회사가 특정일에 일방적으로 쉬게 하면서 연차를 차감하려면, 연차 사용촉진 절차를 적법하게 밟았거나 근로자대표와 서면으로 합의해 특정 근로일을 연차로 대체하는 등 근거가 있는지 확인해야 합니다. 구두 지시만으로 사용촉진 절차의 서면 통보나 연차 대체 서면합의를 대신할 수는 없습니다.

지금은 신청서를 제출하면서 신청일과 사용일을 남기고, 구두로 연차를 쓰라고 한 내용도 문자나 메일로 확인해 두세요. 회사가 신청을 거부하거나 다른 날짜로 바꾸라고 한다면 그 사유와 답변을 기록하고, “사업 운영에 막대한 지장”을 이유로 시기를 변경하는 것인지 확인해 두시는 것이 좋습니다.

연차 규정은 원칙적으로 상시 5명 이상 사업장에 적용됩니다. 또한 4주 평균 1주 소정근로시간이 15시간 미만이면 연차 규정이 적용되지 않습니다.