여행사가 받은 항공료와 숙박료가 대납액으로 인정받기 위해 필요한 증빙 서류는 무엇인가요?

항공료·숙박료가 여행사의 매출이 아닌 고객에게서 맡아 실제 항공사·숙박업체에 전달한 대납액으로 인정되려면, 계약·정산 자료와 실제 지급 증빙을 서로 맞춰 대납 사실과 금액이 확인되어야 합니다. 서류 한 장만으로 결정되는 것이 아니라 거래의 실질을 확인합니다.

실무상 다음 자료를 거래별로 함께 보관하시는 것이 좋습니다.

• 고객과의 계약서·여행견적서·예약내역: 항공료, 숙박료 등 실비와 여행사의 알선수수료가 각각 얼마인지 구분되어 있어야 합니다.
• 항공사·숙박업체의 청구서, 예약확인서, 영수증 또는 세금계산서: 고객에게 받은 금액이 실제 공급자의 요금과 대응하는지 확인할 수 있어야 합니다.
• 여행사 계좌의 입금·송금 내역 및 카드 결제 자료: 고객에게 받은 금액이 해당 항공사·숙박업체 등에 실제 지급된 흐름을 보여주는 자료입니다.
• 고객별 정산서와 환불·취소 내역: 고객별 수납액, 실비 지급액, 수수료, 환불액이 서로 맞도록 정리합니다.

특히 고객에게 받은 금액과 실제 지급한 금액이 거래별로 연결되어야 합니다. 단순히 총액만 입금되고 그중 일부를 나중에 업체에 보냈다는 자료만으로는 고객의 특정 여행에 대한 대납액인지 분명하지 않을 수 있습니다. 가능하면 예약번호·고객명·여행일자·공급자별 금액을 계약서, 정산서, 지급내역에 동일하게 표시해 두세요.

여행사가 목적지와 기간만 제시하고 항목별 실비와 수수료를 나누지 않은 채 일괄 대가를 받았다면, 그 전액이 여행사의 공급가액으로 판단될 수 있습니다. 반대로 실비와 수수료를 구분해 받고 실비를 실제 공급자에게 전달한 사실이 확인되면, 통상 그 실비는 여행사의 공급가액에 포함하지 않고 알선수수료와 관련 대가를 기준으로 봅니다. 따라서 수수료를 구분한 계약·견적·정산자료와 실제 지급 증빙을 함께 보관하는 것이 핵심입니다.